Zaman-Stres Yönetimi / Psikolojik Sorunlar
Zaman Tasarrufu ve Zaman Kaybettirenler..
A.GİRİŞ
Zaman, insanların içinde bulundukları an anlamında herkesin eşit imkanlara sahip olduğu pek az şeylerden birisidir. Cinsiyet, ırk, inanç, yaş ve görev farkı gözetmeksizin herkes aynı miktarda zamana sahiptir yani demokratik şekilde paylaşılmaktadır. Satın alınmaz, biriktirilmez, tasarrufu yapılamaz, ödünç alınıp verilmez. Zaman kullanımında insanların karşı karşıya olduğu asıl mesele, zamanın nasıl daha etkili kullanılacağı noktasında önem taşımaktadır. Bu nedenle bir yöneticinin öncelikli amacı, üretim yeteneğini en üst düzeye çıkararak bir iş için harcanan zamanı en aza indirmektir. Çünkü, tasarruf edilemeyen, sadece tüketilip kaybedilen ve geri getirilmesi mümkün olmayan zamanın etkili ve verimli kullanılması gerekmektedir.
Bu gereklilik ?zaman yönetimi? kavramının varlığına ve önemine işaret etmektedir. Ancak, akışını değiştiremediğimiz veya donduramadığımız ?zamanı yönetmek? yerine ?kendimizi zaman dilimi içinde yönetebilmek? ya da ?etkili yaşam için zaman kullanımı? kavramları daha uygun düşmektedir.
Yöneticilikte belirli bir zamanda daha çok iş yapmak veya aynı miktar işi daha az zamanda başarmak önemlidir. Bir örgüt içinde öncelikli olarak yönetici merkezli zaman kayıpları çözümlendiğinde; yönetici iş ortamındaki diğer zaman kayıplarının sebepleri üzerine daha çok zaman ayırma şansına sahip olabilecektir. Bununla birlikte, gerçekte bir çok yönetici alışılagelmiş bir yapı içinde çalışarak veya bölümünün uzun süreli amaçlarının gerçekleşmesinde herhangi bir katkı sağlamayacak yöntemler üzerinde durarak aşırı zaman harcamaktadırlar.
Bu çalışmanın amacı, toplumda giderek önem kazanan iş alanında yönetici kademesinde bulunan kişilerin zamanlarını kontrol etmelerine yardımcı olabilecek bazı pratik önerilerde bulunmaktır. Böylece yöneticiler, çok çalışmak yerine, zamanı etkili kullanmak suretiyle daha rasyonel çalışma yeteneğine sahip olacaklardır.
B.ZAMAN YÖNETİMİ KAVRAMI
Zaman, bir sinema filmi gibi, sürekli akıp giden, ne olduğunu tam bilemediğimiz, en kötü kullandığımız, sorgulayamadığımız, sorsak bile pek kavrayamadığımız, belirli aralıklarla ifade edilen (saat,gün,yıl gibi) soyut bir kavramdır. Bu soyut kavramın yönetilmesinde problemin kaynağı zamanın kendisinden değil, bireylerin mevcut zamanlarını nasıl kullandıkları ve bu zaman içinde neler yaptıklarında görülmektedir.
Yöneticilerin iş alanındaki etkililiklerinin temelde zamanlarını iyi kullanmalarına bağlı olduğu görüşünün oldukça yaygın olduğu günümüzde, zaman kullanımında yetersiz olan yöneticilerin hiç bir şeyi doğru yönettiğinden söz etmek mümkün değildir. Zamanı iyi kullanmak için öncelikleri ve önem sıraları iyi belirlemeliyiz. Çünkü, zaman kaynağının etkin ve verimli kullanılmaması ile sadece örgütlerde iyi sonuçların elde edilmesi yanı sıra, bireylerin iş dışı yaşamlarında başarılı olması ve sağlıklı ilişkiler geliştirmesi de söz konusu olmamaktadır.
Tüm bu sebepler insanların zamanlarını nasıl daha etkili ve üretken kullanabileceklerine yönelik ihtiyaçlarının giderilebilmesi amacıyla ?zaman yönetimi? diye anılan bir kavramın ortaya çıkmasına neden olmuştur.
C.ZAMAN YÖNETİMİNİ ETKİLEYEN FAKTÖRLER
Zaman yönetimi yöneticilerin yaptığı işlerin zamanlamasını ve içeriğini kontrol etmelerini gerektirmektedir. Aksi taktirde maksimum etkililik kazanmak üzere planlanamayan ve yönetilemeyen zamanın kullanımı birtakım engelleyici faktörlere maruz kalacaktır.
Bu nedenle yönetici zamanını iyi değerlendirebilmek için önce sorumluluğu altındaki işleri yapmasına engel olan faktörleri tespit ederek, bu faktörlere göre işlerini ve işlerin yapılma şeklini organize etmelidir. Zamanın etkin bir şekilde kullanılmasını engelleyen faktörler genel olarak dört grupta toplamak mümkündür;
a-)Kişisel özellikler,
b-) Sosyal ilişkiler ve kültürel özellikler,
c-) Organizasyon,
d-) İş dışı yaşam .
a-) Kişisel Özellikler :
Her yöneticinin yaratılışından, aldığı eğitimden veya yaşadığı çevreden kazandığı alışkanlıklardan dolayı bir takım farklılıklara sahip olması kaçınılmazdır ve bu farklılıklar sonucu oluşan çalışma alışkanlığı ve kişiliği yöneticinin zaman kullanımında etkili olabilmektedir. (Alışkanlıklar bize zaman ve beyin enerjisinden tasarrufta bulunmamıza yardımcı olur. Eğer alışkanlıklarımızı kullanmayı öğrenemezsek onlar bizi kullanırlar). Yönetici, astları aracılığı ile iş gören, politika belirleyen, planlama yapan ve örgütü amaçlara göre yönlendiren kişidir. Ancak, bazı yöneticilerin ?astlara güvenememesi?, ?yeni fikirlere açık olmaması? ve ?ben daha iyi yaparım? gibi duygularla hareket etmeleri zaman kayıplarına neden olmaktadır.
Bunun yanında yöneticilerin plansız ve dağınık çalışması, iş yaparken oyalanması, kararsız bir kişiliğinin olması, hayır diyememesi, ziyaretleri kısa kesememesi gibi kişisel özellikler zaman kaybettirici diğer faktörlerdir .
b-) Sosyal İlişkiler ve Kültürel Özellikler:
Meslektaşlarla, eş dostla veya çalışanlarla yapılan boş ve faydasız konuşmalar, gereksiz telefon ve mektuplar, sorunlu astlar yöneticilerin zamanını alan ve etkin bir çalışma ortamından uzaklaştıran sosyal faktörlerdir.
Birtakım kültürel özellikler de zamanın verimli kullanılmasını engelleyebilmektedir. Örneğin, gelen ziyaretçinin gitmek istemesiyle ziyaretin bitmesi, telefon konuşmasının bitirilmesinin arayana bağlı olması gibi durumlar sayılabilir. Ayrıca dost ve yakınların bazı ricaları ve onları kıramama da zaman kaybettirici önemli bir faktördür.
c-) Organizasyon:
Yönetici zaman tüketiminde ekonomik olmaya başladığında, örgüt ve yönetici diğer örgüt ve yöneticilere göre bir avantaj kazanabilecektir.
Ancak, bazı örgütlerde yöneticiler organizasyonun doğasından kaynaklanan nedenlerden dolayı zaman kayıpları yaşamaktadırlar. Bunlar, faaliyetlerin yürütülme şekli, haberleşme sistemi, personelin nitelik ve niceliği, fiziki çalışma koşulları, bürokrasi, kırtasiyecilik, sık yapılan toplantılar ve emir komuta zincirinin belirsizliği gibi faktörlerdir.
d-) İş Dışı Yaşam:
Her yöneticinin iş dışında bir yaşamı ve sosyal çevresi olması kaçınılmazdır. Bu nedenle yöneticinin , ailesine, eş ve dostlarına zaman ayırarak onlara karşı sorumluluklarını da yerine getirmesi gerekmektedir.
Yönetici, her ne kadar zaman kaybı gibi görünse de planlı bir şekilde ailesi ve dostlarıyla yapabileceği sporları ve sosyal faaliyetleri seçerek hem sorumluluklarını yerine getirmeli hem de iş stresinden uzaklaşarak sağlıklı, mutlu ve zinde olmayı sağlamalıdır. İş ve iş dışı yaşamına dengeli zaman ayırmayı başarabilen yönetici çalışma hayatında da başarılı olma şansını artıma imkanına sahip olabilecektir.
D.ZAMAN KULLANIMINDA BAZI KİŞİSEL NİTELİK VE STİL FARKLILIKLARI
Bireylerin kişisel özelliklerinden veya alışılagelmiş yapılarından dolayı diğerlerine göre farklı bir takım nitelik veya stilleri olması kaçınılmazdır. Bu nedenle, insanın kendi yapısını daha iyi bildiği düşünüldüğünde, yöneticiler zamanlarını planlarken veya kullanırken bu özelliklerini de dikkate alarak bir değerlendirme yapmaları yerinde olacaktır. Örneğin, bir yönetici sabahın erken saatlerinde, bir diğeri öğleye doğru, bir diğeri ise akşam üstü daha verimli çalışıyor olabilir. Bu durumda yöneticilerin düşünce ağırlıklı önemli işlerini kendisini daha verimli hissettiği saatlerde, rutin işlerini ise daha verimsiz olduğunu hissettiği saatlere kaydırmaları uygun olacaktır.
Bunun yanında bazı yöneticiler oluşan bir problemi hemen çözmek yerine, mevcut problemin üstüne yenilerinin eklenmesine göz yumarak problemler yığının hepsini birden temizlemeyi düşünür. Astları, meslektaşları gibi yardım alabileceği kişilerden de yardım isteme eğiliminde olma alışkanlığı taşımadıkları için problemleri zamanında ve etkili bir şekilde çözemezler.
Bazı yöneticiler amaçlarına ulaşmada ilkeli davranışlar sergilerken, bazıları da ilkelerinden taviz vererek veya herhangi bir ilkesi olmadığından dolayı görevleri dışında birtakım davranışlar içinde bulunarak adama göre iş yapmayı veya başkalarının işlerine yardımcı olmayı adet haline getirerek kendi meseleleri ile uğraşmaya vakit ayıramazlar.
E.YÖNETİCİLER İÇİN ZAMAN YÖNETİMİ STRATEJİLERİ
Her yönetici gibi ülke ekonomisinin gelişmesi ve hizmetlerin etkili bir şekilde sunulmasından sorumlu üst düzey yöneticilerin de içinde bulundukları sistemin amaçlarına daha etkili ve sağlıklı ulaşabilmeleri için zamanlarını planlı bir şekilde kullanmaları gereklidir.
Zamanı etkili ve verimli kullanabilmede faydalı olacağını düşündüğümüz stratejiler , yöneticilere iş ve iş dışı faaliyetlerinde karşılaşacakları zamanı kötü kullanmada etkili olabilecek faktörlerin bertaraf edilmesinde, hangi meselenin daha önemli olduğunun tespit edilmesinde ve mevcut zamanın boşa harcanmasının önlenmesinde önemli katkılar sağlayacaktır.
?Planlamaya Önem Verme
Planlama, yöneticinin organize etme, yönlendirme, kontrol etme gibi görevlerini de etkileyen temel görevidir. Yönetici yapacağı işleri planlarken bu işler için harcayacağı zamanın da planlamasını yapması gerektiği göz önüne alındığında, ihtiyaç duyulan araç-gereç ve insan gücünün de en ekonomik şekilde kullanılmasıyla amaçlara ulaşmada etkili, süratli ve hatasız olacak ve bunlara paralel olarak da zamanın verimli kullanımını sağlayacaktır .
Zaman planlaması yapabilmek için zamanı dilimlerine bölerek yapılacak işlere önem ve öncelik sırası vererek, işleri zaman dilimleri içerisine dağıtıp yerleştirmek gerekir. Ancak plan yapmaya ve yapılan plana uymaya insanın doğası gereği yaşanan birtakım güçlükler vardır. Bunlar yapılan plana uymama, planın özgürlükleri kısıtladığı inancı, önseziye bağlı karar verme isteği ve planlamaya zaman olmadığı gibi düşüncelerdir. Kısa süreli de olsa yönetici taviz vermeden zamanını planladığı şekilde kullanmaya başladığında bu tip düşüncelerin yersiz olduğunun farkına varacak ve zamanı planlı bir şekilde kullanmanın değerini anlayacaktır.
Zamanın planlanmasını yapmaya başlayan bir yönetici sorumluluğu altındaki bütün faaliyetleri göz önünde bulundurarak işleme başlamalıdır. Zaman planlamasında ilk adım, iki ya da üç hafta boyunca basit bir günlüğe otuz dakikalık periyotlar içinde neler yapıldığı kaydedilerek, işlerin büyük bir kısmına ne kadar zaman ayrıldığının tespit edilmesidir. Bu tespitler yoluyla yönetici günlük, haftalık ve aylık işlerin , eğlence ve dinlenme faaliyetlerinin neler olduğu ve bunlar için gerekli zamanın ne kadar tuttuğu hakkında genel bir bilgi sahibi olacaktır. İkinci adım ise bu bilgiler ışığı altında amaçlar da göz önüne alınarak bir zaman planı yapmaktır . En son aşama da hazırlanan planın işleyip işlemediği ve ihtiyaçlara cevap verip veremediği tespit edilerek gerekli düzeltmelerin yapılmasıdır.
?Çalışmaların Bölünmesini Engelleme
Yöneticilerin programlarını uygulamada karşılaştıkları en önemli problem çalışmaların bir başkası tarafından bölünmesidir. Bu bölünmeler, hesapta olmayan konuklar, telefonlar ve toplantılar olarak sınıflandırmak mümkündür.
1-Konuklar
Dengeli bir yaşamda sosyallik önemlidir, fakat sosyal faaliyetlerin iş dışı yaşamda yani sosyal zamanlar içinde tutulması faydalı bir karar olacaktır. Bu tip bir düzenleme yapılmadığı taktirde yönetici kendisi veya astları ile birlikte önemli bir mesele üzerinde yoğunlaşmışken veya acil bir çalışma esnasında gelen bir konuğun işleri kesintiye uğratması muhtemeldir. Zamanını iyi yöneten bir yönetici bu şekilde bir olumsuzlukla karşılaşmamak için gerekli tedbirleri zamanında alabilen yöneticidir. Bu tedbirleri şöyle sıralayabiliriz ;
?Belirli ziyaret saatlerinin saptanması,
?Sekretere randevuları ayarlama sorumluluğu verilmesi,
?Gelen ziyaretçilere yoğun olduğunuz izlenimi vermek için konuşmaların ayakta yapılması,
?Astlarınızın problemlerini not ederek gelmelerini sağlayarak, sorunları arama süresinin kısaltılması,
?Astları odanıza çağırmak yerine, geçiyormuş gibi yaparak yanlarına giderek konuşma süresinin sizin tarafınızdan ayarlanması,
?Ziyaretin kısa sürebilmesi için ziyaretçilere içecek ısmarlanmaması ve
?Kapınızın her an açık olduğu izlenimi yaratmama, yani açık kapı politikası izlenmemesi gereksiz ziyaretlerin olmamasını veya olursa ziyaret süresinin kısaltılmasında faydalı olacaktır.
2-Telefonlar
Telefon, çoğu kez çalışmaların ortasına izinsizce gelen ve işleri kesintiye uğratarak düşüncelerin kaybolmasına neden olan modern hayatın vazgeçilmez bir aracıdır. Özellikle Türkiye gibi gelişmekte olan ülkelerde, zaman kayıplarının temel kaynağı gibi algılanan telefonun yarattığı zaman kayıplarını bertaraf etmek için yöneticilerin aşağıdaki yolları denemeleri faydalı olacaktır;
?Sekretere gerekli görüşmeleri aktarma ve gereksizleri geri çevirme yetki ve talimatı verme,
?Konuşmalarınızı ayakta yaparak meşgul olduğunuzu hatırlama,
?Konuşmaların gidişini sizin yönlendirmeniz ve
?Çok önemli meseleler üzerinde yoğunlaşmışsanız telefonun fişini çekmeniz zamanınızı daha iyi kullanmanızı sağlayacaktır.
3-Toplantılar
Toplantı yapmak veya toplantılara katılmak yöneticilerin en önemli iletişim çabalarından birisidir. Ancak, bazı toplantıların gerekli olmadıkları, hatta zorlama bir yapı oluşturdukları herkes tarafından bilinir. Bu nedenle, aslında yönetici açısından son derece önemli olan toplantıların açacağı zaman kayıplarını en aza indirebilmek için
?Toplantılarda gündem kullanma ve toplantı süresince gündeme bağlı kalarak gereksiz konuşmaları engelleme,
?Gündem maddelerini göz önüne alarak toplantı zamanını sınırlama ve zamanı aşmamaya çalışma,
?Toplantı gündemine göre bilgisine ihtiyaç hissedilen ve karar almada etkili olabilecek kişileri çağırma faydalı olabilecek yollardır.
4-Yetki Devri
Modern bir düşünce yapısına sahip bir yöneticinin bütün sorumlulukları üzerine alarak sorunlar kümesinin altında yok olmasını engelleyebileceği ve zaman kayıplarını azaltan en önemli uygulamalardan biri belirli ölçüler içinde yetki devredebilmektir. Böylece yöneticiler ayrıntıları alt kademelere bırakıp iş yükünü hafifletirken, astlarına bireysel gelişime imkanı sağlayacak ve kendisi ve örgütü daha başarılı olabilecektir. Ancak zaman tasarrufu sağlayabilecek bir yetki devri için;
?Verilen görevler anlaşılamayan kısımların yinelenmesi gereği olmayacak şekilde açık olması ve
?Verilen göreve uygun bir ast ve uygun bir süre seçilerek etkililik ve verimliliğin olumsuz etkilenmesinin engellenmesi, faydalı olabilecek önerilerdir.
5-Başlanılan İşi Bitirme
Gerekli bulduğunuz veya başladığınız bir işi bitirilinceye kadar ertelenmeden sürdürmek yöneticiye zaman kazandıracaktır. Çünkü, ele alınan problem üzerinde düşünülürken oluşacak fikirlerin dağılması, başka meselelerin araya girmemesi ile engellenir ve çözüme ulaşma yolunda bir kolaylık sağlanabilir.
6-Destek Sisteminden Yararlanma
Bir yöneticinin bizzat yapması gerekmeyen işleri olabilir. Zamandan tasarruf etmek isteyen bir yönetici bu tip meseleleri düşünerek, onlarla uğraşmak üzere yardım isteyebileceği kişileri, örneğin; çocuklarını, eşini, yakınlarını, odacısını vb. devreye sokarak daha önemli işlerini yapmak için uygun bir çalışma zamanı kazanabilir
7-İş Sınıflaması
Bir yönetici sorumluluğu altında olan işleri zorluk derecesine göre; açık anlaşılır ve zor işler olarak ve muhtemel çalışma sürelerine göre; kısa süreli (bir saatten az ) ve uzun süreli (günlük, haftalık) işler şeklinde sınıflandırarak zaman planlamasının bu sınıflamaya göre yapılması zaman tasarrufu sağlayacaktır.
8-?Hayır? Diyebilmek
Zamanını iyi yönetebilen bir yönetici, planlar dahilinde olmayan yeni sorumluluk, yeni proje veya yakınların üzerine atmaya çalıştığı işleri zamanını düşünmeden kabul etmemelidir. Bunu başarabilmek için ise ?hayır? demeyi öğrenmelidir. Aksi taktirde yönetici problemleri çözmede izlemesi gereken yolu izleyemez ve zamanını yerine getirmesi gereken sorumluluklarla değil başkalarının sırtına yüklediği sorumluluklarla geçirerek işinde başarılı olma ihtimalini zayıflatmış olur.
F.SONUÇ
Örgütler ve onların yöneticileri hizmet sundukları kişi veya grupların isteklerini tatmin edici cevaplar verdikleri taktirde başarılı addedilebilirler.
Bu bağlamda, örgütlerin amaçlarına erişebilmelerinin çevrelerine sundukları hizmetlerde kullandıkları kaynakları kullanma şeklinin belirleyicisi olan ?zaman yönetimi? ile sıkı bir ilişkisi olduğunu söylemek yanlış olmayacaktır ve bu sonucu doğrulayacak bilgiler mevcuttur.
Buna göre örgütlerin etkililiği ve verimliliği, onların yönetilmesini gerçekleştiren yöneticilerinin ?zaman yönetimi?ndeki başarısı ile ilişkili olduğundan dolayı yöneticilerin etkililiklerini artırabilmek için sunulan stratejilerden azami ölçüde faydalanmaları hem kendi başarıları hem de içinde bulundukları örgütün amaçlarına düzenli bir şekilde ulaşabilmeleri için bir gereklilik arz etmektedir.
Okunma Sayısı: 0 / Yorum Sayısı: 0
Bu yazıya daha önce yorum yapılmamış ?