İleti(Yöneti)şim / Psikolojik Sorunlar
.jpg)
İnsanda dilince değişir kader,
Ya yurda baş olur, ya başı gider.
Kutadgu Bilig
Birer toplumsal sistem olan yönetimlerin oluşması ve varlığını devam ettirebilmesi, içte ve dışta kurdukları ilişkileri belli bir düzen içinde sürdürmelerine, denetlenmesine ve örgütün amaçları doğrultusunda belli bir düzen ve yapı içinde etkili bir iletişim politikasının izlenmesine bağlıdır. Bir sistem olarak iletişim olgusunun amacı, örgütsel ilişkilerin belli bir düzen içine alınması ve böylece bireysel amaçlar ile örgütsel amaçlar arasında bilinçli bir dengenin kurulmasıdır.
Hangi ortamda hangi yöneticiye sorarsanız sorun, insanların yaşadığı en büyük sıkıntının iletişimle ilgili nedenlerden kaynaklandığını göreceksiniz. İletişimin iyi olmaması nedeniyle, yöneticilerin çalışanlarıyla ve çalışanların kendi aralarında kurduğu ilişkilerde hayal kırıklığı ve gerginliğin yaşanması sık rastlanılan durumlardır. Eğer bir yerde bir sorun varsa bunun altında yatan iki temel neden olabilir. Ya yetki sahibi olanlar sahip olduğu yetkiyi kullanamıyor, ya da yetki sahibi olmayan insanlar, sahip olmadığı yetkiyi kullanmaya çalışıyor.
Yönetimde iletişim, birimleri ve çalışanları birbirlerine bağlayan, anlaşma ve uzlaşmalarını sağlayan temel bir alt sistemdir. Böylece birimlerdeki kişiler sorumluluk bilinci içinde yönetimi sahiplenir ve yönetimin amacını gerçekleştirmek için fiziksel ve düşünsel gücünü inanarak harcayan kişi haline gelirler.
Yönetimde iletişim hiyerarşik basamakların belirlenmesinde ve yönetsel otoritenin sağlanmasında önemli rol oynar. Yönetimin işleyebilmesi için, örgütte nelerin nasıl yapıldığının, nelerin nasıl yapılacağının doğru olarak bilinmesi gerekir. Yönetimde yapılana ve yapılacak olana ilişkin bilginin dolaşması örgütün işlemesi için gereklidir. Bir yönetimde görevler ne denli iyi düzenlenmiş olursa olsun, görev tanımları ne kadar açık olursa olsun, görevleri yapacak işgörenler arasında iletişim olmadan eşgüdüm ve amaçlara yönelik etkileşim olmaz.
Yönetsel iletişim, yöneticinin gönderdiği mesajın anlamını işgörene anlatmasını, benimsetilmesini, onu eyleme geçirmesini de kapsar. Örgütsel amaçları gerçekleştirebilmek için yapılan işlem ve eylemlerden geri bildirim yoluyla tepkileri, yanıtları taşımak zorundadır. Böylece, hem yöneticinin çalışanı etkilemesini, hem de çalışanın yöneticiye yanıtını içeren çift yönlü bir iletişim süreci olarak gerçekleşir.
Yönetici için iletişim, yönetici yönü sonucunda ortaya çıkan bir gereklilik ve zorunluluktur. Yönetici iletişim faaliyetinde üç farklı görev üstlenir. Monitör rolü; bilgi isteme ve alma hareketidir. Formel ya da informel, iç ve dış kaynaklardan elde ettiği bilgiler sayesinde örgütün ve çevrenin işleyiş şeklini algılar. Sözcülük rolü; yöneticinin örgüt dışındaki ya da kendisinin üstü pozisyonundaki kişilere ve tedarikçi, müşteri, yurttaş, basın, kurum ve kuruluşlara bilgi sağlama rolünü üstlenir. İletme rolü ise; yöneticinin dışardan aldığı bilgileri birleştiricilik özelliği yoluyla örgüt içine ve örgüt içi kaynaklardan aldığı bilgileri liderlik rolü ile astlarına aktarmasıdır.
Geniş anlamda hiyerarşi, örgütün görev, yetki, sorumluluk ve statü bakımından kademeleşmesini, her alt kademenin bir üst kademenin denetiminde bulunmasını belirtir. Formel örgütlerin söz konusu hiyerarşik yapıları etkili iletişim engeli olarak kabul edilir. Kaliteli bir iletişim, örgütte öncelikle yöneticilerle çalışanlar arasında iyi ilişkilerin kurulmasında ve sürdürülmesinde önemli rol oynar. Çalışanlar farklı beklentiler içerisinde ve gereksinimlerinin karşılanacağı inancını taşımaktadırlar. İyi bir iletişim kurulmamışsa yöneticiler, çalışanların ne istediklerini, beklentilerini bilmeyecek ya da anlamada güçlük çekeceklerdir. Kaliteli bir iletişim sistemi, hem yöneticilerin hem de çalışanların değişik sorun ve beklentilerine ışık tutarak, sorunların çözümüne ulaşmasını sağlayacaktır. Böylelikle astlar, örgütün şimdiki ve gelecekteki durumu hakkında bilgi sahibi olacak, kendilerinin ne beklediğini, ne yapmaları gerektiğini ve ayrıca yönetimden ne isteyeceklerini bileceklerdir. Astların gereksiz isteklerde bulunması, huzursuz ve ümitsiz olmaları engellenmiş olacak, gönüllü katılımları ile kurulmuş olan işbirliği ortamında isteyerek çalışmaları sağlanmış olacaktır.
İletişim sisteminin başarısı, yönetimin gereksinim duyduğu bilginin çabuk, ekonomik ve doğru olarak elde edilebilmesine bağlıdır. Etkili bir örgüt yönetimi, doğru kararların alınmasıyla olanaklıdır. Doğru kararların alınması ise; farklı konularda çeşitli ve doğru bilgilerin ya da verilerin elde edilmesine bağlıdır.
İyi bir iletişimci olarak değerlendirilmek isteyen yöneticilerin, yönetim ve iletişim konularında yetenekli olmaları gerekir. Böyle bir yönetici, yönetim alanını iyi bilmeli, insan ilişkilerinde bilgili, örgütsel etkinlikleri anlayabilecek düzeyde olmalıdır. Yönetim becerisi kavramı ele alınırken ifade edilen tüm yeteneklerde iletişimin önemli yeri olduğu görülmektedir. Tüm bu yeteneklere dil kullanma becerisi eklendiğinde yönetici iyi bir iletişimci haline gelir. Dilden kaynaklanan iletişim engellerini kelimelerden ve semantik konusundan kaynaklanan engeller olarak ikiye ayırmak mümkündür. Kelimelerden kaynaklanan ilk problem, kötü ve uygun olmayan kelime seçimidir. Böyle bir engel, yöneticinin çalışanı analiz etmemesi, onun kelime ve bilgi düzeyini belirlememesinden dolayı ortaya çıkar. Başka bir ifadeyle, yöneticinin mesajı çalışanını bilgi temeline dayandırmaması, iletişimde kelime ve dilden kaynaklanan bozukluklara neden olmaktadır.
İkinci önemli dil engeli, çalışanın kendisine gelen mesajdaki kelime ve sembollere yöneticiden daha farklı anlamlar verdiğinde ortaya çıkar. Anlam bozukluğu olarak ifade edilen bu engel, kelimelerin herkes için aynı anlamda anlaşılmadığı ve kelimelerin anlamının kendi içinde değil, çalışanın psikolojik dünyasında olduğu gerçeğini yansıtmaktadır. Aynı kelimenin farklı kişilerde farklı anlamlar ifade etmesi önemli bir iletişim engelidir. Başka bir ifade ile anlam farklılıkları, yanlış anlamanın, iletişimde çatışmanın asıl nedenidir. Dili simgeleyen duygu ve fikirleri ifade eden sembollerin kötü seçimi ve anlam karışıklıkları bu engelin yaratılmasına ve iletişimin bozulmasına temel neden oluşturmaktadır.
Genel olarak statü, örgütsel ve sosyal sistem içerisindeki pozisyon ve bu pozisyonun belirlediği hak ve yükümlülükleri ifade eder. Statü ve mevkiler, hak, yetki ve görevlerin biçimsel organizasyon içindeki kademeleşmesini, subjektif anlamda statü ise; bireylerin birbirlerini değerlendirmelerini ve kişisel hükümlerini ifade eder. Yöneticilerin sahip oldukları statü, onların saygınlık ve örgütteki yetki ve etki derecesini göstermekte ve çoğunlukla bir takım sembollerle temsil edilmektedir. Statü sembolleri olarak da adlandırılan bu simgeler genellikle farklı düzeydeki yöneticiler arasında kendini göstermekte ve hiyerarşik sıralamada yer alan her bir yönetici ile, bir alt düzeyde bulunan yöneticiden daha farklı bir çevre sağlamaktadır. Önemli statü sembolleri arasında üyenin sahip olduğu unvan, aldığı ücret, ofisinin büyüklük ve küçüklüğü, iç ve dış çevresi, akustik yapısı, yönetim dışındaki itibar ve saygınlığı gibi ayırtaçlar örgüt içindeki davranışları önemli ölçüde etkilemektedir. Araştırmalar, yöneticiler arasındaki statü farklılıklarının kişiler arasındaki iletişimin yönünü ve sıklığını belirleyen temel unsur olduğunu ve bu yolla iletişime engel oluşturabileceğini göstermektedir.
Bu anlamda iyi bir yönetici, çalışanına değer veren, zeki, dürüst, güvenilir, kredibilitesi yüksek ve duyarlı olabilmelidir. Empati yeteneğine sahip yönetici kendisini iyi tanımalı, iletişimin anlam ve önemini bilmeli, duygusallıktan kaçınmalı, objektif olmalı, konuşurken ses tonunu iyi ayarlayabilmelidir.
AHMET YATKIN
FIRAT ÜNİVERSİTESİ, İLETİŞİM FAKÜLTESİ
Okunma Sayısı: 0 / Yorum Sayısı: 0
Bu yazıya daha önce yorum yapılmamış ?