Sosyal Etkileşim ve İletişim Becerileri / Psikolojik Sorunlar
Dursun Akkurt, Temmuz 2001
Benlik kavramı
Benlik kavramı, bireyin kendine ilişkin bilinçli algılarından oluşmaktadır (Gale Encyclopedia of Psychology, 2001; Pescitelli, 1996). Bireyin kendine ilişkin algıları "ben zekiyim", "ben çekiciyim" gibi kişisel; "insanlar benim iyi biri olduğumu düşünüyor" gibi sosyal ve "çok başarılı olmak istiyorum" gibi ideallere ilişkin olabilir. Benlik kavramımız, diğer insanlarla etkileşimde bulunduğumuzda bize ait olan ile bizim dışımızda kalanı ayırdeden bir alan gibidir. "Ben çok çalışkanım", "ben iyi bir insanım", "ben işimi seviyorum", "ben gürültüden hoşlanmam" dediğimizde kendimizi, içinde bulunduğumuz toplumun veya grubun içinde konumlandırmış oluruz. Benlik kavramı ile, kendimizi bizim dışımızda kalanlardan ayırır, kendimize özel bir alan oluştururuz. Oluşturduğumuz alanı korumak, geliştirmek ve sosyal etkileşim içinde konumlandırmak için de çok büyük çaba gösteririz. Bu çaba "ben olma savaşı" biçiminde nitelendirilmektedir (Cüceloğlu, 1997; 1992).
Etlileşim içindeki konumumuza bağlı olarak farklı benlik kavramları geliştirebiliriz. Evde çocuğumuza karşı anne veya baba, bakkalımıza karşı müşteri, iş yerimizde patronumuza karşı çalışan ve yönettiğimiz insanlara karşı amir benliğimizi takınırız. Benliğimizi sınırsız sayıda özellikle ifade edebiliriz.
Benliğin bu esnek ve sınırsız görünüşüne karşılık kişilik, bireyin kararlılıkla gösterdiği davranış örüntülerinden oluşur. "Yardımseverlik " gerekli durumlarda gösterilen bir davranış olduğunda bir kişilik özelliğidir; bireyin yardıma ihtiyacı olanlara yardım etme davranışını düzenli olarak gösterdiğini ifade eder. Örneğin, "yardımseverlik" davranışını gerekli durumların çoğunda göstermeyen bir insan, yardımsever biri olmadığı halde, sınırlı sayıdaki yardım davranışlarına bakarak "ben yardım severim" biçiminde bir benlik kavramı geliştirebilir.
Benlik kavramı çeşitli biçimlerde ölçülebilmektedir. "Kendilik değeri" (self-esteem) sıklıkla başvurulan ölçülerden biridir. Kendimizi değerli bulmamız benlik değerimizin yüksek olduğu anlamında yorumlanır. Yardımseverlik örneğindeki kişi, yardımsever kişilik özelliğine sahip değildir ama kendilik değeri yüksektir. Kendilik değeri bir kişilik özelliği olarak değerlendirilebilir. Örneğimizde, "kendilik değerinin yüksek olması" kişilik özelliğidir. Kendilik değeri iş alanında (Leonard, Beauvais and Scholl, 1995) ve eğitim alanında (Huit, 1998) yoğun araştırmalara konu olmaktadır.
Benlik kavramı kişinin kendisi hakkında bildikleri, başkalarının kişiye ilişkin görüşlerinden kişiye yansıyanlar ve kişinin kendine ilişkin değerlendirmelerinden elde edilir. Çoğu zaman bu bilgiler ve değerlendirmeler çevreden hazır alınır. Benlik kavramının oluşumunda, başkalarının kişiye yansıttığı özellikler, kişinin kendisi hakkındaki gözlemlerinden elde ettiği bilgiler gibi etkili olur. Kişi kendisi hakkında sıklıkla söylenen şeyleri benliğinin parçaları olarak görür ve ifade eder. Çoğu zaman da benlik kavramına uygun davranmaya çalışır (Cüceloğlu, 1997).
Kişinin kendi gözlem, duygu ve düşüncelerinden elde ettiği benlik, bazen çevreden empoze edilen benlik(ler)le çelişir. Bu durumda iç çatışmalar yaşanır. İç çatışmalar, yanılgılı benlik tanımları ve düşük benlik değeri sosyal etkileşimde önemli sorun kaynaklarıdır (Cüceloğlu, 1997).
Grup İçi Etkileşim (Tutumlar ve Sosyal Roller)
Grup ve grup içi etkileşim bu çalışmada detaylı olarak incelenemeyecek kadar geniş ve çok boyutlu kavramlardır. Konumuzun anlaşılmasını kolaylaştırmak üzere grup ve grup içi etkileşim kavramlarına kısaca değineceğiz.
Grup bir amaç için bir araya gelmiş kişilerin oluşturduğu topluluktur. Grubu niteleyen bir araya gelme amaçlarıdır. Örneğin yazılım geliştirmek üzere bir araya gelen kişiler topluluğuna "Yazılım Grubu" diyoruz. Bu grup alt amaçlar için bir araya gelen kişilerin oluşturduğu "Digit Grubu/Proje Grubu" biçiminde alt gruplara bölünebilir; veya üst amaçlar için bir araya gelen kişilerin oluşturduğu "Bilgi İşlem Grubu/IT Grubu" gibi daha büyük gruplara katılır (Kağıtçıbaşı, 1979).
Amaçları gerçekleştirmek üzere görev bölümü, roller ve araçlar belirlendiğinde ve bir yönetim hiyerarşisi kurulduğunda örgüt oluşuyor. Rol ve görev tanımları kişilerin ilişkilerini yapılandırmak yoluyla işlerin yapılmasını kolaylaştırır. Ancak, belirsiz rol ve görev tanımları çatışmalara ve örgütsel strese yol açar (Martin, 1999; O'Connor, 1999). Örgütlerdeki stres kaynağı yalnız belirsiz rol ve görev tanımları değildir. Kişilerin benlikleri, tutumları, ön yargıları, yetenekleri vb. faktörler de stres kaynağı olabilir.
Tutumlar belirli durumlara gösterdiğimiz duygu merkezli karmaşık davranışlardır (Kağıtçıbaşı, 1979). Her tutumun merkezinde olumlu veya olumsuz bir duygu vardır. "İşini sevmek" bir tutumdur. Bu tutumun merkezinde işe karşı sevgi duygusu vardır. Duygunun yanında bilişsel bileşenler vardır. Bu bileşenler iş hakkındaki bilgi, inanç ve değer yargılarını içerir. "Bu iş en iyi bildiğim iştir", "işim toplumda saygı duyulan bir iştir" ve "bence işim bana saygınlık kazandırıyor" biçimindeki ifadeler bilişsel bileşenleri ifade etmektedir. Tutumların bir bileşeni de eylemlerdir. "İşini sevmek" tutumu işe zamanında gelmek, işinde verimli olmak için çalışmak gibi eylemsel davranışlarla gösterilir.
Günlük yaşamda kendimize, çevremizdeki insanlara, nesnelere, olaylara ve aklımıza gelebilecek hemen her şeye karşı bir tutumumuz vardır. Yeni karşılaştığımız şeylere karşı da hızla tutum geliştiririz. Tutumlarımız, eylemlerimiz ve benliğimiz uyumlu olmalıdır. En azından biz bunları uyumlu görmeliyiz. Aksi halde kendimizle ve bir arada olduğumuz diğer insan ve örgütlerle çatışma içinde oluruz (Kağıtçıbaşı, 1979).
Temel İletişim Süreci
Kişler arası sorunların çoğunu, hatta pek çok toplumsal sorunu iletişim bozukluklarına bağlarız. iletişim, varolmak ve yaşamak için beslenmek kadar doğal ve kaçınılmazdır. Yukarıda değindiğimiz benlik kavramı, grup, tutumlar gibi karmaşık psikolojik ve toplumsal olayların doğasında iletişim vardır.
İletişim sürecinin açıklanması, örgüt içi çatışmaların açıklanması ve çatışmaların çözümü için iyi bir başlangıç noktası oluşturacaktır.
İletişimin vazgeçilmez dört bileşeni vardır: kaynak, hedef, kanal ve mesaj.
Kaynak veya hedef insan gibi karmaşık bir sistem olduğunda, sistem gönderici ve alıcı birimler içerir. Bir kaynak veya hedef olarak insanda mesaj oluşturmada ve anlamada kullanılan davranışları (duygu, düşünce, güdü, eylem gibi) üreten birim "merkez" olarak isimlendirilebilir. Gönderici, mesaj içeriğini sözlü veya sözsüz olarak kodlayıp hedefe gönderen birimdir. Alıcı, kodu alıp çözümleyen birimdir (Fred, 1999; Cüceloğlu, 1997). İnsanda "merkez" beyin; "gönderici" mesajın iletildiği kanala ilişkin beyin bölgelerinden ilgili organlara kadar olan sistemin tümü (konuşma için beynin konuşma bölgesi, sinirler, gırtlak, dil vb.); "alıcı" duyu organlarından ilgili beyin bölümüne kadar olan sistemin tümü (işitme için kulak, sinirler, beynin işitme bölgesi) biçiminde ifade edilebilir. Konuya davranışsal açıdan bakıldığında ise merkezi zihinle, göndericiyi konuşma, göz teması kurma gibi bir beceri ile, alıcıyı işitme, görme gibi bir beceri ile eşleştirmek mümkündür.
Kişiler arası iletişimde mesaj sözler, sözel olmayan davranışlar ve sözötesi davranışlar biçiminde kodlanabilir. Düşüncelerimizi sözlerle iletirken, duygularımızı daha çok sözötesi ve sözel olmayan davranışlar yoluyla iletiriz. Göz teması, fiziksel yakınlık, duruşlar, yüz ifadeleri sözel olmayan iletişim davranışlarıdır. Ses tonu, vurgulama ve susmalar ise sözötesi iletişim davranışlarıdır. Bir çalışmaya göre, yüz yüze iletişimde, duygusal mesajların %55'i yüz ifadeleri, %38'i söz ötesi (meta verbal) yolla ve ancak %7'si sözlerle veriliyor (Mehrabian, 1971).
Kanal mesajın gönderildiği ve alındığı ortamdır. Her duyu organı bir kanalı dinlemektedir. Gözümüz görsel ortamı, kulağımız işitsel ortamı dinlemektedir. Yüz yüze iletişimde görsel ve işitsel kanallar birlikte kullanılırlar. Gerekli durumlarda koklama ve dokunmaya ilişkin duyularımızı da kullanarak kanalların sayısını artırırız.
Duyularımızın özellik ve yeteneklerine bağlı olarak değişik çevresel etkiler gönderilen mesaj ile alınan mesaj arasında farklar oluşmasına; mesajın doğru alınamamasına yol açarlar. Özellikle kanal üzerinde etkili olan bozucu faktörler gürültü olarak adlandırılmaktadır (Cüceloğlu, 1997; Fred, 1999). Yeteri kadar aydınlık olmayan bir ortam görsel kanal için gürültü kaynağıdır. Ortamdaki yüksek sesli müzik ise işitsel kanal için gürültü kaynağıdır.
Kişiler arası iletişimde kaynağın tutumları, yetenekleri, sosyal rolleri, sosyal statüsü, benlik kavramı, karşısındakine ilişkin algıları, konuya ilişkin bilgi düzeyi gibi faktörler mesajın oluşturulma ve iletilme süreci üzerinde belirleyici rol oynamaktadır. Aynı biçimde bu faktörler mesajın alınıp yorumlanmasını da belirlemektedir (Cüceloğlu, 1997; Dökmen, 1994). Doğal olarak belirttiğimiz faktörlerin olumsuz durumları iletişimde önemli gürültü kaynağı olmalarına yol açabilmektedir.
Mesajın oluşturulma sürecinde mesajın amaçlanan içeriği (konuya ilişkin bilgi), kaynağın kişisel özelliklerinden önemli ölçüde etkilenmektedir. Bu nedenle iletilmek istenen mesaj ile iletilen mesaj bir ölçüde farklılaşmaktadır. Aynı biçimde mesajın alınması sürecinde de alıcının kişisel özellikleri iletilen mesaj ile alınan mesaj arasında farklılık yaratmaktadır (Burgoon, 2000).
Etkin Dinleme
Etkin dinleme alıcı açısından iletişimdeki gürültüyü azaltma ve mesajı tam ve doğru olarak alma etkinliğidir/becerisidir. Etkin dinleme sadece mesajı almakla sınırlı değildir. Mesajın alındığını geri bildirmeyi de içerir. Farkında olarak ve belirli kurallara uyularak yapılması gerekir (Hudson, 1999). Psikoterapi, eğitim, iş görüşmeleri, çocuklarla etkileşim gibi değişik alanlarda etkin dinleme yapmak mümkündür. Amaç, çoğu zaman bir sorunun anlaşılması ve çözümüne yardımcı olunmasıdır.
Etkin dinleme için uygun ortam seçilmelidir. Ortamın, mesaj içeriği üzerindeki bozucu etkileri en az seviyede olmalıdır. Gürültüsüz, yeteri kadar aydınlatılmış ve iletişim sürecine dışarıdan müdahale edilmesinin önlenmiş olduğu ortamlar tercih edilmelidir (Bell, 2001).
Mümkünse konuya ilişkin bilginin önceden artırılması iletişimi kolaylaştırır. Özellikle teknik bir konu konuşuluyorsa, en azından konuya ilişkin kavramlar bilinmelidir.
Dinleyicinin, konuşmacıya ilişkin tutumlarını iletişim ortamına taşımaması, konuşanın özellikleri ile konunun içeriğini iyi ayırdedebilmesi önemlidir. Böylece algı yanılmalarını önemli ölçüde azaltmak mümkün olabilir (Cüceloğlu, 1997; Navaro, 2000).
Dinleme sırasında anlaşılamayan sözlerin açıklanması istenmelidir. Açımlayıcı sorular sorulmalı ama soruların yönlendirici olmamasına özen gösterilmelidir (Perkins, 1999; Department Of Veterans Affairs, 1998). Yapılan açıklama tatmin edici olduğunda, bu konuşana geri-bildirilmelidir.
Eğer yapılandırılmış bir konuşma yapılıyorsa konuyu değiştirmemeli, konuşanın planına uygun davranmalı ve konuşanın planını uygulamasına izin vermelidir. Yapılandırılmamış konuşmalarda konuşanın konuya sadık kalması için dinleyicinin soru sorması ve konunun fazla dağılmaması için konuşana yardımcı olması yararlı olacaktır. Konuşana müdahale sınırlı tutulmalı ve konuşanı ketleyecek tarzda yapılmamalıdır.
Sadece sözlerin dinlenmesiyle yetinilmemeli, sözel olmayan davranışlara da dikkat edilmelidir (Cüceloğlu, 1997; Sturges and Minor, 2000). Yukarıda belirttiğimiz gibi, yüz yüze iletişimde duygusal mesajların %55'inin yüz ifadeleri, %38'nin söz ötesi (meta verbal) ve ancak %7'sinin sözlerle verildiği hesaplanmıştır (Mehrabian, 1971). Daha sonra yapılan çalışmalarda da buna yakın sonuçlar alınmıştır.
Konuşmacı sözel ve sözel olmayan mesajlarla desteklenmeli ve konuşmaya teşvik edilmelidir. Bunun için söylenenlerin dinlendiğini belirten hafif baş sallama, söylenen son sözü kısaca tekrarlama, "hım", "ee" gibi sesler çıkarma metodları kullanılmaktadır (Fisher, 2000).
Dinleme sırasında teknik bir konunun öğrenilmesi, sözel ve sözel olmayan bir çok kanalın aynı anda dinlenmesi veya konuşma içeriğinin sonradan değerlendirilmesi amaçlanıyorsa kağıt kalemle veya başka bir yolla kayıt tutulmalıdır. Kayıt tutulması durumlarında iletişimde bulunan herkesin durumun farkında olması ve kayıt tutulmasını onaylaması uyulması gereken bir etik kuraldır.
Konuşma tamamlandığında, duruma göre, dinleyicinin konuşmadan anladıklarını özetlemesi ve/veya konuşmacının konuşmasını özetlemesini istemesi iletilmek istenen mesajla, alınan mesaj arasında fark olup olmadığını anlamak açısından gereklidir (Orman, 1995; Department Of Veterans Affairs, 1998; Walker, 2001; Bell, 2001; Melamed, 1999).
Stratejik dinleme, etkin dinlemeden daha ileri bir teknik olarak önerilmektedir. Stratejik dinlemede dinleyicinin önceden hazırlanması, bir dinleme planı yapması ve belirli konulara odaklanması gerekmektedir.
Empatik Yaklaşım (Koşulsuz kabul ve saygı)
Etkin dinleme empati kurma sürecinin temel taşıdır. Dökmen (1997) empatiyi "bir insanın, kendisini karşısındaki insanın yerine koyarak onun duygularını ve düşüncelerini doğru olarak anlamasıdır" biçiminde tanımlamıştır. Anlaşılanların, empati kurulan kişiye yansıtılması da empatinin zorunlu bir aşamasıdır. Empatiyi, karşımızdaki kişinin duygu ve düşüncelerinin anlaşılması, kişinin kabul edilmesi ve bunun kişiye yansıtılması olarak tanımlayabiliriz. Empati terimi ile ifade edilen sempatiden farklıdır. Sempati, yakınlık duymaktır. Empati ise karşımızdakinin duygularını anlamak ve ona bu anlayışı iletmekle sınırlıdır. Empati kurduğumuz kişiye yakınlık duymamız gerekmez.
Bu çalışmada empati kurmaya, insanları anlamaya ve saygı göstermeye dönük davranışları empatik yaklaşım olarak ele alacağız.
Karşımızdakinin bakış açısını ve duygusal durumunu anlamak iş süreçleri açısından önemlidir. Empatik yaklaşımın (yüksek duygusal zekanın) iş ortamındaki etkileşimin kalitesini yükselttiği düşünülüyor (Murray, 2001). Empatinin duygusal zekanın merkezi bileşenlerinden biri olması yanında eleştirel düşünmeyi ve zihinde canlandırmayı keskinleştiren bir beceri olduğu savunuluyor (Cotton, 2000). Başka bir çalışmada ise, empatinin düşünme ve yaratıcılıkla çok yönlü ilişkileri olduğu ileri sürülüyor (Pierce, 1998). Belirttiğimiz türde ilişkilerin sayısını çoğalmak mümkündür. Empatinin kişiler arası etkileşime olumlu katkısı nedeniyle, bir çok meslek grubuna empati eğitimi verilmektedir.
Empati kurmak için öncelikle karşımızdaki kişinin bizim gibi bir varlığı, bizden farklı değer yargıları ve inançları olduğunu bilmek ve bunu kabul etmek gerekir. Bu kabulden hareketle, etkileşimde bulunduğumuz kişinin haklı/haksız, iyi/kötü biçiminde yargılanmaması, sadece onun durumunun anlaşılabilmesi için çaba gösterilmesi gerekir (Harrow, 1999).
Empati kurma sürecinin ilk adımı etkin dinlemedir. Empati kurulacak kişi mümkün ve gerekli olduğu kadar çok kanaldan dinlenmeli, düşünceleri, tutumları ve duyguları anlaşılmaya çalışılmalıdır. Etkin dinleme yapabilmek empati kurmayı önemli ölçüde kolaylaştırır ama empati kurmak için tek başına yeterli değildir. Empati kurmak için, özellikle tutum ve duyguların anlaşılmasına odaklanılmalıdır. Böylece kişinin kendi bakış açısını ve duygularını anlamak mümkün olabilir (Navaro, 2000). Kişinin tutum ve duygularının yanlış anlaşılması empati kurmayı engelleyecektir.
Empati kurulan kişinin bakış açısı ve duyguları doğru anlaşıldıktan sonra, bir an için (kısa bir süre) onun bakış açısı ve duygu durumuna girilmeli (empati kuran kişi kendini empati kuracağı kişinin yerine koymalı); durum onun gözleriyle görülmelidir. Kendini kişinin yerine koyma süresi, durumu anlamak için yeterli ama kısa olmalıdır. Bu sürenin sonunda empati kuranın kendi bakış açısına ve kendi duygu durumuna dönmesi gerekir (Dökmen, 1997; Cüceloğlu, 1997).
Son aşamada, empati kurulan kişiye, duygularının ve bakış açısının anlaşıldığı yolunda bir geribildirim verilmelidir. Empati kurulan kişinin, anlaşıldığını, anlaması ve kabul etmesi için ona zaman tanınmalı ve ona karşı içten olunmalıdır.
Empati kurma çoğu zaman empati kurulan kişiye yardımcı olma sürecinin bir parçasıdır. Yardımcı olma sürecinde karşımızdaki kişinin anlaşılması kadar, ona güven verilmesi de önemlidir. İş ilişkileri açısından bakıldığında empati kurmak, sadece empati kurulan kişiye yardımcı olmayı sağlamaz, kişinin ortama katkısını da artırabilir.
Günlük yaşam içinde, çoğu zaman, tam bir empati kurmak mümkün değilse bile, empatik yaklaşımı sıklıkla kullanmak mümkündür. Empatik yaklaşım, gün içinde etkileşimde bulunduğumuz kişilerle empati kurmaya, onların bakış açısı ve duygularını anlamaya çalışmaktır. Empatik yaklaşımda bulunmak ve doğru kullanabilmek için empatinin öğrenilmesi ve empatik yaklaşımın benimsenmesi gerekir.
Empati kurma becerimizi geliştirmek mümkündür. Bir empati eğitim programına katılmak, etkin dinleme becerimizi geliştirmek, dünya görüşümüz içinde "bütün insanların farklı kişilikleri vardır, benden farklı değer yargıları ve inançları olabilir ve bütün insanlar değerlidir" biçiminde yargılara yer vermek empatik yaklaşım geliştirmemizi kolaylaştıracaktır. Küçük yaşataki çocukların bile, empati kurabildikleri ve eğitimle empatik yaklaşım geliştirebildikleri biliniyor.
Kendini ifade etme
İletişimin amacı kendini, kendi bildiklerini/düşündüklerini veya kendi hissettiklerini anlatmak olduğunda mesajın hazırlanması ve iletilmesi farklı bir özellik kazanır. Kişinin kendini değerlendirmesi ve kendini karşısındakine doğru anlatmak için özel bir çaba göstermesi gerekir. Duyduğumuz veya okuduğumuz bir şeyi anlatırken çoğu zaman zorlanmadan bize iletildiği gibi veya biraz değiştirerek anlatırız. Kendimize ait bir şeyi anlatırken başlangıç noktasını seçmek bu kadar kolay değildir.
İfade etmeye başlamadan önce kişinin kendini tanımaya çalışması gerekir. Dinleyicinin özelliklerini de dikkate alarak benlik tanımının yapılması çok yararlı olacaktır. Kendini tanıma/tanımlama yöntemi olarak kişinin kendine sorular sorması veya bir yakınının kendisi hakkındaki gözlem ve görüşlerini alması mümkündür.
Kendini ifade etme sürecinde, dinleyicinin kim olduğuna ve özelliklerine göre, kişinin doğru benliğini seçmesi/belirlemesi oldukça önemlidir. Bunun için dinleyici ile geçmiş yaşantılar, dinleyiciye ilişkin tutumlar ve dinleyicinin kimliğine (benliğine) ilişkin bilgilere ulaşılması yararlı olur.
Kendine ilişkin olarak ifade edilecek duygu ve düşüncelerden emin olmak gerekir. Kendi davranışlarını ve duygularını gözlemek veya fikirleri sorgulamak yöntemlerine başvurulabilir.
Bir anlatım planı belirlenmelidir. Anlatılmak istenen ve istenmeyen konu başlıkları belirlenmeli, anlatılmak istenenler bir anlatım planı içinde düzenlenmelidir. Konunun sınırlarının doğru çizilmesi dinleyicinin anlamasını kolaylaştıracaktır.
Doğal olarak dinleyicinin ilgisini çeken bir konu seçilmeli veya dinleyicinin ilgisini çekecek bir sunum yapılmalıdır. Dinleyicide peşin yargı ve tepkilere yol açacak konulardan kesinlikle kaçınılmalıdır.
Mümkünse bir çok konu değil, bir tek konu yeteri kadar ayrıntılı olarak sunulmalıdır. Konu örnekler, ortak yaşantılar (gerçekler) gibi kanıtlarla desteklenmelidir.
Etkin konuşma
Konuşma ve yazmanın amacı çoğu zaman bir fikri, duyguyu, bilgiyi aktarmak ve dinleyicinin bir davranışını değiştirmek, onu bir konuda ikna etmektir. İletişim modelimizin diliyle, mesajın etkin bir biçimde aktarılabilmesi için konuşan (kaynak) ile dinleyici (hedef) arasındaki gürültü kaynağının azaltılması gerekir.
Konuşmanın tamamı veya en azından ana hatları yazılmalı, konuşma sırasında zaman zaman metne bakılmalı ama yazılmış olan metin okunmamalıdır. Yazmak düşünceleri organize etmek açısından büyük yarar sağlar. Düşünceleri organize etme sürecinde konuyu belirlemek, açıklamak, desteklemek ve kanıtlamak aşamaları izlenebilir.
Dinleyici topluluğu için uygun olan içeriğin seçilmesi gerekir. Dinleyicilerin ilgi duymadığı veya giderek ilgilerini kaybedecekleri bir içerik seçilmemelidir. Konuşmanın içeriği, amacı gerçekleştirmekle sınırlı tutulmalı, katkısı az olacak veya hiç olmayacak konulara konuşma içeriğinde yer verilmemelidir.
Konuşma hazırlandıktan sonra, mümkünse küçük bir örneklem önünde yapılmalı, görülen hatalar giderilmeli ve dinleyicilerin yaptığı eleştiriler değerlendirilmelidir. Bunun için bir yöntem de kendini konuşurken hayal etmektir.
Konuşmaya başlamadan önce dinleyicileri selamlamak, kendini tanıtmak veya konuya yakınlığını ifade etmek gereklidir.
Konuşma ortamının fiziksel özellikleri konuşmanın etkinliğini belirleyebilmektedir. Konuşma yapılacak ortamın, kısa bir süre önceden kontrol edilmesi, sesin ortama yayılımı, konuşmacı ile dinleyiciler arasındaki mesafenin değerlendirilmesi, varsa mikrofon ve diğer sunum araçlarının kontrol edilmesi felaketleri önlemek açısından yararlı olacaktır.
Giyim ve genel görünüş ortamın fiziksel özelliklerinden daha etkili olabilir.
Grup önünde konuşmak heyecan ve kaygı vericidir. Konuşmaya başlamadan ve konuşma sırasında kaygıyı azaltıcı önlemler almak gerekir. Unutmamak gerekir ki dinleyiciler konuşmacının başarılı olmasını isterler. Konuşma süresince dinleyicilerden gelen geribildirimlere duyarlı olmak konuşmanın etkinliğini artırabilir.
Konuşma mesajın sözel olarak aktarılması ile sınırlı değildir. Mesajın kendisi sözel olarak kodlansa bile, etkisini artırmak veya önemli noktaları vurgulamak için sözel olmayan kanalları da kullanmayı gerektirir. Ses tonu, vurgular ve susmalar gibi söz ötesi (meta verbal) kanal mutlaka farkında olarak kullanılmalıdır. Konuşma sırasında mesajın kendisi tamamen sözel olmayan biçimde de kodlanabilir.
Konuşmayı sadece dinleyicilerin dinlemesi değil, konuşmacının da dinlemesi gerekir. Yapılan önemli kelime hataları, telaffuz hataları veya bilgi hataları üzerinde fazla durulmadan düzeltilmeli, abartmadan, bunlara ilişkin esprili bir yaklaşım izlenmelidir.
Konuşmacı konuşurken, dinleyiciler de konuşmakta geribildirimler vermektedir. Konuşmacının bu geribildirimleri alması ve konuşma sürecini etkin kılmak için kullanması yararlı olacaktır.
Dilin doğru kullanılması gerekir. Ancak gramer ve diğer dilbilgisi kurallarının harfiyen uygulanması konuşmayı sıkıcı hatta anlaşılmaz hale getirebilir.
Dikkat mesaj üzerinde yoğunlaştırılmalı, ortam ve sunum için kullanılan araçlar üzerine fazla durulmamalıdır. Ortamdaki beklenmedik olaylar anlaşılmaya çalışılmalı ve kısaca dinleyicilere de aktarılmalıdır. Aynı şekilde az sayıdaki dinleyicilerin dikkat çelici veya konuyu saptırıcı girişimlerini ön plana çıkarmamak, bu girişimlere göre konuşma planını değiştirmemek gerekir.
Sunum araçları etkin bir biçimde kullanılmalıdır. Yazı tahtası, tepegöz, yansıtma cihazı, karalama kâğıdı, mikrofon, slayt gösterici gibi ortamlar etkin kullanıldıklarında çok yararlı olurlar. Ancak bu ortamların her biri kendi dezavantajlarını da getirirler.
Zamanı iyi kullanmak konuşmacının avantajıdır. Konuşma planı içinde yer alan konuların yaklaşık ne kadar sürede aktarılabileceği ölçülmeli veya tahmin edilmelidir. Konuşma sırasında önceden belirlenmiş olan süreler değişebilir. Bir konu uzadığında veya belirlenenden kısa sürede aktarıldığında diğer konuların süreleri buna göre ayarlanmalıdır. Gelen geribildirimlere bağlı olarak konunun üzerinde daha fazla durulabilir ya da konunun süresi kısaltılabilir.
Konuşma sonunda kısa bir özet yapılmalı, sorular alınmalı ve makul/mantıklı cevaplar verilmelidir. Konuşma sırasında veya sonunda sorulan konu dışı sorular dinleyici topluluğu önünde değil, konuşma oturumu tamamen bittikten sonra cevaplanmalıdır.
Her konuşma bir sonrakine hazırlıktır.
Etkin yazma
Konuşma gibi yazmanın da amacı çoğu zaman bir fikri, duyguyu, bilgiyi aktarmak ve dinleyicinin bir davranışını değiştirmek, onu bir konuda ikna etmektir. Aynı biçimde, etkin yazmanın da asıl işlevi gürültü kaynağını azaltmaktır. Mesajın tam, doğru ve amaca uygun olarak aktarılması için çaba gösterilmelidir.
Okuyucunun beklenti ve ilgileri dikkate alınmalıdır. Yazının yazarı değil okuyucuyu tatmin etmesi gerekir. Yazılacak konunun ve yazma amacının okuyuculara göre belirlenmesi etkinliğini artıracaktır. Yazıyı bir satış süreci olarak görmek yararlı olabilir. Okuyucuya satılmak istenen özellikler ve faydalar vurgulanmalıdır.
Yazmaya başlamak zordur. Başlangıçta şekilsel faktörler üzerinde durmamak sadece duygu, düşünce veya bilgileri olduğu gibi yazarak başlamak işi kolaylaştırır. Başlangıçta kusursuz metnin yazılması amaçlanmamalıdır. Metnin ana hatlarını çıkarmak ve sonra bunları başlıklar ve alt başlıklar halinde organize etmek amaçlanmalıdır. Giderek başlıkların altının doldurulması daha kolay olacaktır.
Yazının içeriği, okuyucu özellikleri ve yazma amacına göre sınırlandırılmalı; okuyucunun ilgisini çekmeyecek, amaç dışına çıkan şeyler metne dahil edilmemelidir.
Klasik yazma kurallarına göre her metnin ve hatta her paragrafın giriş, gelişme ve sonuç bölümleri olmalıdır. Yine klasik yazma kurallarına göre, metnin akışı içinde asıl etkiyi oluşturacak olan mesaj en sonda verilmelidir. Oysa yazılı iletişimin yeni biçimlerinde (gazete haberi, web sayfası, ürün sunumu vb) asıl mesaj ilk anda verilmeye ve yeterli ilgi oluşturulduktan sonra detaylara gidilmeye çalışılıyor.
Konuşur gibi yazmak önerilen bir yöntemdir. Konuşur gibi yazmak yazarın işini kolaylaştırdığı gibi, günlük yaşamda verilen mesajların kalıbına uygun olduğu için okuyucunun da okumasını/dinlemesini kolaylaştırır. Ancak, okumak/dinlemek, anlamak değildir. Konuşmayı anlamlı kılan çoğu kez konuşmacı ile dinleyici arasındaki sözel olmayan iletişim ve birim zamanda iletilen söz sayısının çok yüksek olmasıdır. Oysa, yazmanın asıl avantajı, okuyucunun metne yönelmesi veya konsantre olmasını gerektirmesindedir.
Yazılı iletişimde, etkin kullanılması halinde gramer bir ölçüde söz ötesi kanalı kullanmamızı sağlayacaktır. Doğal olarak zengin bir kelime hazinesi de yararlı olacaktır. Ancak ikna edici iletişimde, yazının etkinliğini konuşma kadar artırmak neredeyse olanaksızdır.
Belirli ifade, kelime ve kavramların çok sık kullanılması dinlemeyi ve okumayı zorlaştırır. Aynı biçimde, belirli ifade, kelime ve kavramı farklı anlamlarda kullanmak ta dinlemeyi ve okumayı zorlaştırır. Zengin bir kelime hazinesiyle bundan kaçınmaya çalışılmalıdır.
Okuyucunun hiç bir şey bilmediği veya okuyucunun konuya ilişkin temel bilgilere vakıf olduğu varsayımları yazının kapsamını ve anlatım biçimini belirleyecektir.
Kaynak göstermek, kanıt göstermek, örnek vermek mesajı güçlendirecektir. Ancak bu yöntemleri kullanılırken asıl mesajı ve anafikri gölgeleyecek biçimde kullanılmamalıdır. Uzun, çok sayıda ya da ilgisiz kaynak, kanıt ve örnekler kullanılmamalıdır.
Yazının sonunda sonuç, çıkarım ve/veya özet bölümleri yer almalıdır. Bu bölümlerde yazının kısa bir özeti yapılmalı, girişte aktarılan düşüncelerle erişilen sonuç arasındaki bağ vurgulanmalıdır.
İkna etme
İkna, inançları, tutumları, niyetleri veya davranışları değiştirmeye yönelik iletişim sürecidir. İkna girişimi, bilince veya bilinçaltına yönelik olabilir; sözel veya sözel olmayan mesajların kullanımı biçiminde olabilir. Belirli bir tek kişiyi veya bir grubu ikna etmek mümkündür.
Konuşma veya yazma kaçınılmaz olarak ikna etmeye yöneliktir. Çünki, dinleyici veya okuyucunun inançları, tutumları, niyetleri veya davranışları üzerinde bir etki oluşturma olasılığı olmayan konuşma veya yazı olamaz. Ancak, konuşmacı veya yazar ürününde ikna etmeyi amaçlamayabilir. Amacını bilgi vermekle sınırlandırabilir. Bu durumda ürünün amacını bilgi vermek olarak da tanımlayabiliriz. Ancak, yine de ürün ikna edici özellik taşıyacaktır.
Konunun aktarılacağı kanallar da önemli bir etki kaynağıdır. Öyle ki, bazı konular en iyi konuşarak, başka bazı konular ise en iyi yazarak anlatılabilir. Tabi bazı konular da en iyi koklaşak anlatılabilir.
Dinleyicinin/ okuyucunun konuya neden ilgi duyması gerektiği veya neden ilgi duyduğu bilinmelidir. Konunun alanındaki yeri net olarak bilinmelidir.
Dinleyicilerin konuya ilişkin tutumlarının farkında olmak, ikna planında önemli bir yer tutar. Tutumun duygusal, bilişsel ve davranışsal bileşenleri analiz edilebilmeli ve muhtemel çelişkiler belirlenmelidir. Çelişkilerden yola çıkarak ikna sürecini planlamak ve sonuca ulaşmak daha kolaydır. Ancak çelişkilerin kullanılması sırasında dinleyicilerin ön yargılarını ya da diğer olumsuz tepkilerini tetiklememek gerekir.
Dinleyicilerin benlik veya bizlik durumu hakkında açık ve net bir bilgiye sahip olmak önemlidir.
Konuşma sırasında, dinleyici üzerindeki etkinin 1/3 oranında sözel ve 2/3 oranında sözel olmayan yolla oluştuğu düşünülüyor. Sözel ve sözel olmayan mesajlar arasında çelişki oluştuğunda, dinleyiciler, sözel olmayan mesajları tercih ediyorlar.
Giyim ve genel görünüş, duruş ve konuşmacı ile dinleyici arasındaki fiziksel engeller bu açıdan büyük önem taşıyor. Sahne korkusu, beklenmeyen/istenmeyen olaylar, dinleyicilerle uyum sağlayamamak, yazmaya ilişkin becerilerin eksikliği önemli tehlike kaynaklarıdır.
Ses tonu, vurgular, kelime hazinesi gibi söz ötesi iletişim kanalı ikna sürecinde belirleyici rol oynamaktadır.
Konuşmacının/yazarın statüsü, konuya hakimiyeti ve konuya yakınlığı kendi başına, ikna sürecinde etkili faktörlerdir.
Konunun hangi plan içinde aktarıldığı dinleyici/okuyucu üzerinde etkili olmaktadır. Konunun planı nedensel, tarihsel, zihinsel harita, avantaj/dezavantaj, sorun çözümü, prosedürel, uzamsal, sistem veya anafikir esaslı yöntemlerden biriyle oluşturulabilir.
Verilmek istenen mesaj savunulabilecek kadar net olmalıdır. Verilecek mesaj sayısı mümkün olduğunca azaltılmalıdır. Masajların içeriğine hakim olunmalı; gerekiyorsa tarihçe, olay, son durum vb bilgiler araştırılmalıdır.
Dinleyicilere/okuyuculara konuyu anlayabilmeleri için bir sistematik verilmelidir. Bunun için başta, nasıl bir plan uygulanacağı ve neden bunun tercih edildiğinin açıklanması yararlı olabilir.
Mesajı desteklemek için kanıtlar sunulmalıdır. Kanıtlar başkalarının görüşleri veya bilinen gerçekler olabilir. Benzerlikler, kısa açıklamalar, karşılaştırmalar, farkların vurgulanması, kavramların tanımlanması, örnekler, istatistikler ve başkalarının sözleri (özdeyişler) destekleyici unsurlar olarak kullanılabilir.
Dinleyicilerle/okuyucularla zıtlaşmaktan kaçınmak gerekir. Ortak noktalardan başlayarak ilerlemek ve makul seviyede durmak yararlı olacaktır. Belirli bir etkinliğin ancak kendisiyle sınırlı bir etki oluşturabileceği unutulmamalı, ikna sürecinin bazen uzun sürebileceği öngörülmelidir.
Sunum sırasında alınan geribildirimlerin değerlendirilmesi ikna açısından çok önemlidir. Dinleyicinin/okuyucunun değişme sürecini izlemek ve doğru yönlendirmeler yapmak için gelen geribildirimler değerlendirilmelidir.
Verilen mesajlara sahip çıkmak, açık ve net olmak, kişiliğe veya yargılara değil davranışlara odaklanmak, bazı zihinsel ürünler (gözlem, çıkarım ve yargı) arasındaki farklara dikkat etmek, olumlu ve olumsuz önermeleri dengelemek dinleyicinin/okuyucunun önyargılarından kaynaklanan olumsuz etkileri azaltacaktır.
Sunumun bir konuşma ya da yazı biçiminde olması sonuç, değerlendirme veya özet bölümünün önemini azaltmaz. Ana fikri kanıtlayan ve girişte söylenenlerle ilişkilendiren bir sonuç bölümü sunulmalıdır.
Doğal olarak amaçlanan bir değişimse, buna hangi ölçüde yaklaşıldığı sorgulanmalıdır. Bunun için dinleyicinin/okuyucunun geribildirimleri değerlendirilebilir. Bir başka yöntem belirli bir süre boyunca gözlem yapmaktır.
Okunma Sayısı: 0 / Yorum Sayısı: 0
Bu yazıya daha önce yorum yapılmamış ?