Modern Yönetim Dizisi / Psikolojik Sorunlar
TOPLANTI SANATI
İsmail Özyiğit
Yazarı:Richard J.Dunsing
A)Tanıtım:Yararlı ve Vrimli Toplantının yollarından ve belirli kuruluşların
toplantılarından bahsedilmiş.
B)Metodu:Toplantılardaki hataların nedenleri ve çözüm yolları.
C)Üstünlükler:Yazar problemleri anlatırken hayali değil hepsini yaşamış olarak
anlatmış.İnsan unsuru üzerinde önemle durulmuş.
GİRİŞ:
Kitaba başlarken iki noktayı göz önünde bulundurdum:
1)Toplantıların çoğunlukla kötü ve ürkütücü bir niteliğe sahip olması
2)Toplantıların çok daha iyi olabileceğıne olan inancım
Toplantılara değişik sıfatlarla katıldım.yonetim danışmanı olarak katıldığımda nelerın değişebileceği hakkında kararımı verdim.
Birinci bölümde sorunla ilgili farklı anlayışlar arasında bağıntı kurmaya çalıştım. ikinci bölümde yapılan düzenlemenin etkilerini araştırdım.Bu bölümde iş dünyasını guruplara ayırdım.Bu gurupar örnek olarak alınabilir.
Bolüm 1: TOPLANTILAR NİÇİN BU KADAR TATSIZ?
?Roma yanarken neron lir çalıyordu?sözü hep aklımı kurcalamıştır.Yirmi yıllık tecrübem sonocunda şu sonuca vardım:
Neron o sırada toplantıdaydı...
Altı saatlik toplantı sonucunda iki kısının midesine kramp girmiş, üçkişinin de uzun süre aynı durumda oturmaktan dizleri tutulmuştu.Şarap molası konusunda anlaşmaya varılmış ama diğer meseleler çozümlenememişti.
Şirket toplantılarının çoğu böyle geçer. Toplantılarda yaşanan en yoğun duygular,huzursuzluk, aşırı can sıkıntısı ve bıkkınlıktır.Aşağıdaki maddeler toplantılardaki sıkıcılığı bıraz hafifletebilir:
. Nneler olup bittiğini ve bunların nedenlerini anlayın
. Ttoplantıların, katılanları nasıl etkiledığini gorün
. Olumlu ve olumsuz yanlarıyla birlikte elde hangi seçeneklerin bulunduğunu belirleyin
Ne tür bir toplantı?:
Burda çoğunlukla kendilerinden enerji, bağlılık ve yetenek isteyen birer işe sahip olan kişilerin katıldığı iş toplantılarından bahsedeceğiz.Bu katılımlarda gurup üyeleri, sorun çözme, hedeflerin ve önceliklerin belirlenmesi veya sadece karşılıklı ihtiyaçların,umutların,endişelerin birbirine aktarılması üzerinde dururlar.
Şirket İlkelerini Yansıtan Toplantılar:
Her toplantının,o işletmenin yönetim tarzı ve ilkeleriyle kaynaşmış kendine özgü bir dünyası vardır.
Toplantının Boyutları:
Toplantının boyutları yönetim tarzının boyutlarıyla sınırlıdır.Öyleise toplantılar,bir işletmedeki yönetimin hemen her yönüyle ilgilidir.İşletmedeki genel yönetim tarzını etkileyen tüm faaliyetler ile toplantıları etkileyen faktörler aynıdır. Bu durum toplantıda yapılacak değişikliklerde dikkate alınmalıdır
Toplantılara İlişkin Şikayetler:
Gerek yönetenlerin gerekse sadece katılanların,işte bu ?boyle gelmiş boyle gider?duygusundan ötürü toplantılardan zevk alamıyor ve başarılı olamıyorlar.
Bazı şikayetler:
- İnanır mısın bu hafta katıldığım dördüncü toplantı
- Saat 12.30 da bitecekti
- Hher şeyi bil, her şeyi gör ve haberdar ol
- Patronun bu defa ne isteyeceğini bilen var mı
- Nneden hala başlayamıyoruz?
- Henüz patron gelmedi
Toplantı Maaliyeti :
Toplantılarda kaybedilen zaman ve toplantıya katılanların ücreti onemlidir.Diğer bir maaliyet de toplantı havasının insan hayatına ya bir şeyler eklemesi veya ondan bir şeyler koparmasıdır.
Eylemsizliğin Etkisi:
Mektuplar,raporlar ve diğer belgeler masalarda yığılmaya başlar.Yani, depolama sureci başlar. Yönetici toplantıdan çıktığı zaman kendisiyle gorüşmek isteyen bir sürü insan vardır.
İşe yaramayan toplantıların hayatın bir parçası olduğunu kabullendiğiniz zaman tuzağa düşmüş olursunuz. Böyle yaparsanız sistemi tıkar,iş hayatının kalitesini düşürürsünüz.-Yöneticilik, değişmesi gereken şeylerin değiştirilmesi dir.Mevcut durumun yönetimi yöneticilik değildir-.
Sonuçsuz Toplantı:
Büyük bir enerji harcanır ama hedef yoktur.katılanlar ?akttifler?ve ?pasifler?olarak iki gurupta ele alınabilir.Aktifler sesizliği bozmaya çalışır,pasifler hiçbir şeye karışmak istemezler.Pasifler birini bularak onunla eğlenirler.Boylece sonuçsuz toplantıların eğlence yanı ağır basar.Aynı zamanda karşılıklı atışmalar vardır.
Bir dönme dolap gibi ,bitmek tükenmek bilmeyen daireler çizerek sürüp giden bir toplantı,ilgisiz konuşmalar ve eleştirilerle sonuçsuz kalmaya mahkumdur.
Toplantı Yerine Geçen Yöntemler:
Yönetici, başkaları arcılığı ile çözüme ulaşan kişidir.Toplantı,aşağıdaki iletişim araçlarından biridir
- İstatistik bilgiler ve raporlar
- Notlar,mektuplar ve yazıyla iletilen diğer bilgiler
- Telefon konuşmaları
- Toplantılar
- Karşılıklı konuşmalar
Eldeki bu seçenekler duruma göre değerlendirilmelidir.Karşılıklı konuşma en etkili yoldur.Yönetici,toplantının amcını,katılan kişilerin yeteneklerini ve kendi yönetim tarzını anlamışsa toplantının ne zaman ve nasıl yapması gerektiğini bilir. Bütün bunları bilmiyorsa yanlış seçimler yapar ve sonnuçsuz toplantıların ağına düşer.
Hiç Toplanmazsak Ne olur?
Bu hiç bir şeyi çözümlemez.Diğer yöntemleri çok iyi kullanmak gerekir ama sonra yine problem çıkar.
Bölüm 2: NEDEN VAZGEÇEMİYORUZ?
İyi toplantılar için iyi örnekler gerekir.Başarılı guruplarda şu özelliker görünür
-Her üye,kendi tarzına göre verimlidir,
-Dürüst ve açıktırlar.başkalarını güç durumda bırakmadan doğruyu söylerler
sorunlara olan ilgileri o kadar yoğundur ki, çoğu zaman gürültülü olur.eleştirilerden korkmazlar.
-Toplantıdan sıkılmazlar,uyumludurlar
-Kimse kimseyi küçük düşürmez
-Gurup olarak başkalarını da yardıma çağırrırlar
Boşluğun Doldurulması:
Önlerinde iyi bir örnek olmadan toplantıya gidenler, kaçınılmaz olarak kötü örnekler
öğrendiklerini uygularlar.Bu durum yönetilenler için kötümser bir vakit,ölü
bir sonuçve cezalandırıcı bir nitelik taşır.
Toplantıyla İlgili Boş İnançlar:
Toplantıların ne olması gerektiği ve özellikle nasıl yönetilmesi gerektiğine ilişkin birkaç efsane vardır.
Efsane 1:Başkan toplantının başarısından sorumlu olan kişidir.
Başkan konunun çerçevesini çizip tempoyu belirlemek zorundadır.Toplantı yükünü
toplantıya katılanların hepsi yüklenmelidir.Bu önemli bir noktadır.
Efsane 2:Toplantının başarısı için başkanın sıkı denetimi şartır.
Böyle bir denetim dikkatle yapılmış bir plan gerektirir.Konuların sınırlarını ve konular
arasındaki ilişkilerin sağlanmasını gerektirir.Aynı zamanda başkan bir trafik polisi
gibidir.Konuşmalara o izin verir.Önerileri bir cümleyle kabullenilmez sonuçlara
götürür.Bu fazla benimsenen bir usül değildir.Çünkü toplantıya katılanların fikirlerini
alma yoktur.Bu katı denetim;
1-Katı bir gündem anlayışıyla yani başkan,katılanların gündemi belirlemede rol
oynamalarına izin vermez.
2-Anayasal kurallarla olurki bu da büyük toplantılar için gereklidir.Bunlar yasal yapısı
olan toplantılar için geçerlidir. Ufak gruplarda ise verimliliğe engel olur.
Efsane 3:Gurubun karara katılması her durumda geçerlidir.
Aşırı denetim nasıl uygun değilse aşırı katılımda uygun değildir.Bazen aşırı katılım bir keşmekeşe dönüşebilir.Yöneticinin burda yaptığı hatalar şunlardır:
-Herkesin mutlaka iştirak etmek istediğini sanır.Sonra ?burda her şey konuşulabilir?
diye herkese bir açık kapı açar.Fakat bir türlü kendi istediği kararı toparlayamaz.
-Sınırlar çizili değildir.
-En basit konuları dahi katılanlara sunar.Önemli konuları kendisi karara bağlar.
-Toplantıda gurupların temsilcilerini seçip onlarla görüşmeyi akıl edemez.
Bu şekildeki çoğulcu katılımlarda yönetici akıntıya karşı kürek çekmektedir.
Katılım iyidir ama yönetim şarttır.
Efsane 4:Herkes saygılı olursa toplantı mutlaka başarılı olur.Bazen katılanlar arasındaki yüksek gerilimi önlemek için yönetici onlara nezaketle davranır.,Sonra katılanlar birbirine yapay iltifatlar yağdırır.Ama gerçek fikirler ortaya çıkmaz.Başkan toplantıya hakim olmadığından dolayı güçlü duygu ve görüşleri denetim altına alır.Kendini korur ve kalın bir kibarlık tabakasına bürünür.
Efsane 5:Herkesle olumlu ve etkili ilişkilere girmek iyi yöneticiliktir.
Güven ve açıklık,başkalarının adına konuşan ve karşılıklı yararların korunacağından emin olan küçük gruplardan daha iyi sonuç verir.Herkesle iyi ilişkilerde olmak iyidir
ama bir toplantıda bunu yapmak zaman kaybıdır.
Toplantılarda Oynanan ?Oyunlar?:
Bir gündeme bağlı olarak yapılarak toplantılarda psikolojik oyunlar oynanır.Fakat
bunlar makul,mantıklı dürüst görüşler olarak görülür.
- ?Ne Müşiş Bir İnsanım?, Oyunu.
-Günün mucizeleri: Herkes kendi tezgahında kendini mükemmel göstermekle
meşguldür.Sorun çözme yoktur.
-Ne güçlükler başardık: Günün mucizesini daha mükemmel göstermektir.
-Ne kadar sıkı çalışıyoruz: Çoğunluğun sempatisini kazanmak,harcanan emeğe değer
verenlerin de beğenisini kazanmak.Galip olan büroya veya işe ilk girip son çıkan olur. -- -Halının altına süpürmek; Sorunları başarıyla halının altına itebilmek,gözardı etmektir
Başkasının halısının altındakileri ortaya çıkarmaya çalıştığınızda misilleme olarak sizin halınızın altındakilerde ortaya çıkarılabilir.
Suçlama Oyunları:
Bu tür oyunlarda en iyi savunma hücumdur.
-?Böyle yapmasalardı .....?; Olmamış olayın sorumluluğunu başkasınayüklemektir.
-Çamur atmak: Bu oyunda ?Evet ama .....? taktiğidir.En iyi iş bile çok kötü gösterilebilir.
Toplantı asıl amacından sapıp atılan çamurun konu edildiği bir toplantı olmuştur.
-Ateş et: Burada sorun görmezlikten gelinir ve karşılıklı atışma başlar.
-Seni kıstırdık: Hata yapanın üzerine çullanılır.
-Küt-Pat: Açıktan saldırı,yumruklar bile konuşabilir.
Acındırma Oyunları:
Kendini yere atarak saldırının etkisinden kurtulmaktır.Burada ?Zavallı ben? portresiş
vardır.Bu oyun türüne birkaç örnek;
-Beni tekmele: Yukarıdakine benzer bir oyundur.
-Soluksuz kalan patron: Kişinin herşeyi hallediyormuş gibi görünmesi ama aslında öyle olmayışıdır.İhtiyaç sahiplerine sana bunları yapacaktım ancak görüyorsun çok meşgulüm.
Bunların ötesinde asıl oyun işler karşısında kendi kendimizi yönetip gerçekleri kabullenmek ve işleri çözmektir.
Başarımızı Engelleyen Saplantılar:
Her grubun bazı şeyleri değiştirmek için bir ilk adımı vardır.Ancak bunu atmak pek
zordur.Çünkü ilk adımın sonucuna ilişkin bazı yersiz önyargıları vardır.Bu,cesaretilerini
kırar.Kendilerinin güçsüz olduğu saplantısına kapılırlar.
Katı alt ve üst ilişkilerinin bulunduğu yerlerde kişiler verimli görüşlerini anlatma
cesaretinden yoksun olurlar.
Toplantılara Katılmasaydık Daha İyi Yönetirdik:
Bazı insanlar toplantı tutkunu haline gelir.Vakitlerinin çoğu bu toplantılara koşturmakla geçer.Bu durum alınan kararların harekete geçirilmesini geciktirir.
Kişinin bu olumsuzları düşünmesi bile kimi zaman onu toplantı bağımlılığından
kurtaramayabilir.
Daha İyi Toplantı İçin Kişisel Sorumluluk:
Toplantıda neyin yanlış olduğunun farkına varmak bu işin başlangıcıdır.Sonra ya toplantıdaki bu durumlar değiştirilir,ya da olduğu gibi bırakılır veya toplantı terkedilir.
Bölüm 3:TOPLANTI:İNSANCIL BİR OLAY
Kişileri yönetmek,makinaları araç-gereçleri yönetmekten daha zordur.
Yönetici insanları iyi tanıyabilirse onları ve kendisini kolayca yönetebilir.
İnsanlar arsındaki farklılıklarla insanlar buz dağına benzerler.Aralarında tek fark vardır.
Buzdağlarının yedide biri su yüzündedir,insanların yediyüzde biri.Bu yüzden insanı
anlamak çok zordur.
Güçlü Fakat Önemsenmeyen Yanımız:Duygular
İnsanlar toplantılardada insanların düşüncelerinden duygularının akışına göre davranırlar.
Karşıdakini nasıl hissediyorsak ona göre davranırız.Davranma bazen yapıcı bazende kırıcı olabilir.Duyguların önemsenmediği toplantılar kırıcı olur.Toplantılar,insanlar
eşya gibi görülmediği onların ihtiyaçlarına yer verildiğinde başarılı olur.
İş Hayatında?İçimdeki Ben ?Oyunu
Kendini işine kaptırmış biri bazen içindeki ?beni? unutur. Ama zaman zaman onu çıkarmalı, sosyal ilişkiler kurmalı.İnsandaki bu ben kontrollü kullanılırsa toplantılarda yeni şeyler ortaya koyar.
Toplantonın Üç Boyutu:
1-Toplantı yönteminin işlemleri: Amacı,özellikleri,zaman programı, iç gündemi olmalıdır.
2-Toplantıdaki sosyal ilişkileri,diyaloğu yönlendirme
3-Fiziksel ortam: Odanın büyüklüğü,ışık,havalandırmaı
İnsan Gücünün Yönetimi:
Başarısız toplantılar genellikle ya engellenmiş, ya boşa harcanmış, yada yanlış yönlendirilmiş insan gücünden kaynaklanır.
İlgili Davranış:
Her toplantıda birbirine ilgi duyan insanlar vardır.İlgi toplantıdakileri daha sık çalışmaya iter,daha anlayışlı olmayı sağlar.
İlgi ekip üyelerini birbirine bağlar,amaçları birleştirir,çalışmayı zevkli kılar.
Manevi Uyarımlar:
Olumlu manevi uyarımlar:Dostluk ve ilgi dolu uyarımlardır
Olumsuz manevi uyarımlar:Eleştirme, susturma, görmezlikten gelmedir
Belirsiz manevi uyarımlar:?Akla?acaba ne demek istedi sorusunu getirir
Sahte manevi uyarımlar:Aslı olumsuz manevi uyarımdır ve başka amacı vardır.?ooo.. iyi hazırlanmışsın?
Manevi uyarımsızlık:Hiç uyarım almamaktansa olumsuz manevi uyarım almak daha iyidir.Yoksa varlığının farkına varılmadığı hissine kapılır.
Manevi Uyarım Öğelerinin Değiştirilmesi:
Olumlu manevi uyarımlar tercih edilmelidir.böylece birey gurubuyla gurur duyar,beğenilen davranışlar sergiler.Toplantılarda bireysel ilişkileri arttırmak,iltifatta bulunmak işleri verimli kılar.fertlere destek olunmalıdır.
Açık konuşma soyluluğu:
Açık konuşma etkin bir yönetimde ,özellikle toplantı yönetimi için zoruludur.
açık olarak ne istediğinizi bildirin.Ne istediğinizden emin olun.Gerçekleri olduğu gibi kabullenin ve ne yapmanız gerektiğini bu duruma göre düşünün.Hayır demek istediğinizde çekinmedn deyin ki ,evet dediğinizde inanılsın.
Yalnız açık konuşurken dıkkatli olmak lazım.bazen karşıdan sert tepkiler gelebilir.Ama en önemlisi karşıdakini tanıyarak konuşmaktır.
Bolüm 4:TAHLİL VE TEŞHİS
Her toplantı birbirinden farklı amaçlar taşıyabilir.Bu amaca uygun bir toplantı modeli bulmak bazen zordur.Aşağıdaki dort buyut incelenerek amaca uygun bir toplantı modeli oluşturulabilir.
-Toplantının amaçları
-Kişisel toplantı tavrınız
-Kplantıdaki çalışmalar
-Toplantının değerlendirilmesi
Toplantı Amaçlarının Değerlendirilmesi:
Toplantının amaçları çoktur ama genel olarak birkaç sınıfa ayrılabilir.
-Sorunun belirlenmesi
-Uygun çözümler bulunması
-Hareket tarzının belirllenmesi
-Seçenekler arasında tercih yapılması
-Eylemin belirlenmesi
Görev Sınırlarını belirleme zorunluluğu:
Toplantı, geniş içerikli bir yönnetim biçimi olsa da kapsamı açık olarak tanımlandırılıp sınırlandırılmalıdır.bu sınırlar içerisinde amaca ulaşınca da durmasını bilmelidir.Toplantı sonucunda görev tarihleri belli olunur.Sonra üyeler çalişmalara başlar.
Gizli Gündem:
Kişisel gündemler genellikle gizli olur.bazen amaçlar kişilerin özel isteklerine göre şekillenebilir.İyi bir yönetici bunu sezer.
Kendi analiziniz:
Toplantılarınızın sayısına bakınız.Başarılı be başarısızları tespit edin.Nedenleri ve Niçinleri tahlil edin.Sonunda yapılması gereken değişiklikleri bulacaksınız.
Toplantı Değerlendirmesi:
Aşağıdaki ölçülere göre bir değerlendirme yapılabilir:
-Amaçlar
-Toplantıya katıllanların rolleri
-Toplantının amca ulaşmadaki önemi
-Öncelikler sıralaması
-Zaman kavramı
-Temel konuların görüşülmesi
-Toplantıya katılanların aldıkları kararlar
-Toplantıya katılanların kullanımı
-İşlem ve kurallar
Toplantının Yolunda Gitmesini Sağlayan İki Ana Öğe:
Elde bilgi olmadan değişiklik yapmak zordur. Tabi bilgiler de kullanılabilir olmalıdır.Bir iş toplantısında iki faaliyet vardır. İşler ve işlemler.
İşler, sorun üzerinde düşünmeyi ve çalışmayı içerir.
İşlemler,gurubun sorunlar üzerine nasıl eğildiğini ve bunu hangi yöntemlerle çözmeye çalıştığını kapsar.
Bölüm 5:BAŞKANIN YAPABİLECEğİ DEğİŞİKLİKLER Doğal olaraklar bir toplantı başkanı toplantıda en önemli değişikliği yapabilecek konuma sahiptir.
Başkan başkan olduğu için diğerlerinden ayrılır ama değişikliği tek başına yaparsa büyük bir olasılıkla başarısızlığa uğrar.
Değişiklik Kararı
İki tehlike söz konusudur.Değişiklik yapılrken başkan, denetimi kaybedeceğinden, işlerin daha kötüye gidebileceğinden ve oluşturduğu iyi görüntünün kaybolacağından korkar.
Diğer tehlike ise değişikliği yapmamaktır.toplantılarla hiçbiryere varılamıyorsa, zaman kaybına sebep oluyorsa, üyelerde enerji kaybı varsa değişiklik yapmak lazımdır.
Bir öndernelerin nelerin yanlış olduğunu sezmeli bunları düzeltmek için neler in yapılabileceği konusunda uzman olmalıdır.
Başkan değişiklik için gruptan yardım istemekten çekinmemelidir.Bu durumu onlarla ciddi bir şekilde konuşabilmelidir.
Değerlendirme İle Başlayın:
Çözümlerle değil , sorunlarla başlayın.Başkan toplantı değerlendirmesini katılanlardan dinleyebilir.
Genellikle su yüzüne çıkmış problemlere çözüm getiren dört yaklaşım vardır------Toplantı konusunda bildiklerinizi bir araya toplamak
-Katılan kişilerin ihtiyaçlarını karşılamak-
-Toplantılarda karara katılmayı sağlamak
-Toplantılardaki ?Zamanı? iyi denetlemek
Başkan amaçları saptamak zorunda değil ama belirlendiğinden emin olmalıdır.Karar vermek zorunda değildir ama zamanı gelince grubun karara varmasını sağlamalıdır.
Değerlendirme ve geliştirmeyi başlatmak başkanın görevidir.
Bölüm 6:TOPLANTI ÜYELERİNİN YAPABİLECEğİ DEğİŞİKLİKLER
Toplantılarda değişiklik yapmak önemlidir(Eğer verimsiz oluyorsa).Değişikliği yapmanınen önemli yöntemi duygularınızı ölçmenizdir.Bir toplantının sonuçları, yöntenleri veya havasıyla ilgili duygularınızı anlayın.Değişiklik yapmakta kararlı olamıyorsanız vazgeçin.Toplantıdaki herhangi bir bireyde kişisel tarzını değiştirerek karşı izlenimleri ölçebilir.Toplantılardan zevk almak ve grup çalışmalarını daha verimli hale getirmek için beceri ve görüşleri tazelemek gerekir.
Eski alışkanlıklara sıkı sıkı bağlılık yetenekleri önemli ölçüde kısıtlar.
Kendi tarzınıza göre şu özellikleri belirliyebilirsiniz:
1-Başkanı etkileme
2-Toplantının akışını etkileme
3-?Oyunlara? Katılma
4-Düşünceleri paylaşmak
5-Riskleri göze almak 6-Olumlu manavi destsklsri kullanmak
7-İddiacı olmak
8-Görüşlrerinize ters olan düşüncelere karşı alınan tavır.
9-Duyguların açığa vurulması
10-Başkanlığı denemek
11-Başkaları konuşurken onları dinlemek
Kendi kendinize yaptığınız bazı değişiklikler karşıdakilerin tepkisini çekebilir.Çünkü siz iyi bir şey yapmış da olsanız,onlar kafalarında sizi biryere oturtmuşlardır ve sizi
öyle görmek istiyorlardır.
Kişisel Gelişim Düzeylerinin Anlaşılmması:
Toplantılardaki davranış türleri kişilerin bulunduğu düzeyi gösterir.Bu düzeyl
1.Düzey: Bağımlılık aşaması
Başkalarına bağımlı kişilerdir.Kendi başlarına harekete geçme cesaretleri yoktur.Daima birilerinden bir işaret beklerler.Sınırlar ve kurallara bağımlıdırlar.
2.Düzey: Kendi kendine başarıya ulaşma aşaması
Atılgan ve sınırları sonuna kadar zorlayan bir kişiliğe sahiptir.Bazen birinci
düzeydekilerle aralarında uyuşmazlık çıkabilir.Toplantılardan çözüm ile çıkarlar.
3.Düzey: Sosyal ilgi aşaması
Bu aşamadakilerden oluşan toplantı başarılı geçer.Karşılıklı anlayış ve saygi
vardır.Toplantıda başkanı bile yönlendirebilirler.
4.Düzey: Kendi kendini değerlendirme aşaması
Kendi kendini iyi tanır.Herkese iyi davranır.Kendi başına güçlü bir kaynaktır ve
kullanılmayı bekler.Uyum gösterilmesi zor olabilir.
Bölüm7: TİCARET VE SANAYİ KURULUŞLARINDA TOPLANTI
Ticaret ve sanayi kuruluşlarındaki en belirgin fark, boyutlarında, ürettikleri ürün ve hizmetlerde, teknolojilerinde ve dağıtıma ilişkin yaklaşımlarındaki çeşitliliktedir.
Ortak Bağ : Kar
Çeşitliliğine rağmen toplantılarda ortak bir şey vard o da ?Kar? dır.Şirket kar etmek için atak, başarılı bir yöneticiye ve bununla işlerini yönetir.
Faaliyet Sonucunun Etkisi:
Kar amacını taşıyan kuruluşlarda toplantı yapmak yırtıcı hayvanları aynı kafese koymakgibidir.Çoğu zaman olumlu kararlara ulaşma yetenekleri zedelenebilir.
Önlenmesi Gerekenler
Toplantıları iyileştirmek için şunlar önlenmelidir.
? Katılan üyeler arasındaki alaycı ve kinayeli davranışlara son vermek.
? ?Suçlama?Oyununa son vermek.
? Her türlü gözdağı oyunlarına son vermek.
Vurgulanması Gerekenler
? Manevi destek artırılmalı.
? Hedefler açıkca belirtilmeli.
? Kendinizi bir işyeri sahibi gibi görün.
? Atılımcı ve girgin yaradılışın olumsuz yanlarını iyiye kanalize edin.
? Toplantı boyunca sorun çözücü düşünce tarzından uzaklaşmayın.
Her ne kadar bu toplantılarda kişiler aceleci davranıyorsada bu bürokrasiden iyidir.
Bölüm8: RESMİ DAİRELERDE TOPLANTI:
Resmi daireler kadar kendi toplantılarıyla kendini yıpratan belki de hiçbir kuruluş yoktur.
Değişik Toplantılarda Değişik Yaklaşımlar:
Dahili toplantılar
Seçimle İşbaşına gelmiş resmi görevlilerin katıldığı toplantılar
Seçimle göreve gelmiş kişilerle yöneticiler arasındaki toplantılar
sempozyumlar
Bölüm 9:EğİTİM KURULUŞLARINDA TOPLANTI
a)Anaokullar ve ilkokullar
b)Orta ve yüksek öğrenim
Ana okullar ve ilkokullarda toplantı:
Bir öğretmenler kurulu toplantısına hemen hemen herkes katılır.Öğretmenler, danışmanlar, müdürler ve yardımcılar.
Toplantı genellikle bir okul gününün sonunda yapılır.Katılanlar bayağı yorgundur.
Çünkü çocuklarla uğraşmak kolay değildir.
Bütün gözler müdüre yöneliktir.Müdür ister başarılı olsun ister olmasın herkesin
ona karşı bir önyargısı vardır.
Öğretmen toplantıları sadece, sadece öğrenim ve iletişim amaçları için yapıldığında faydalı olur.
Orta ve yüksek öğretimde toplantı:
Yüksek öğretimde toplantıların etkili olmasını sağlayan en önemli faktör, toplantının
yapıldığı çevredir.Kolej ve üniversiteler oldukça geniş birer çevredir.Üniversitelsrde
yapılanların tesbiti çok güçtür.Toplantıdakilerin çoğu sadece orda olmak için ordadırlar.
Fakülte ve yönetim, bütün toplantılara yansıyan bir güç çatışması içinde ikiye ayrılır.
Üniversite Çevresinnde Gücün Yönetemi:
Bir üniversitenin yönetimi, iki güç blokunun birbiriyle anlaşması ya da çatışması sonucunda doğar.Kısa ve uzun vadeli kararlar kararlar vermek zorunda olan yöneticilerle
?bilim adamları çevresi? arasında bir çatışma vardır.Bu çatışmaya ?komite düzeni?de
dahil olur.Komiteyi her fakülteden seçilmiş şahıslar oluşturur.Bütün amaçlar, hizmetler,
teklif ve planlar bir komiteye verilir.Ne yazık ki komiteler kolay kolay harekete geçemezler.
Bilim adamlarının kural ve gelenekleri, bilimadamları grubu ile yöneticiler arasındaki güç çatışması ve bölümlerin ?branşlarına? olan bağlılıkları, bir komite toplantısinı kolayca felce uğrata bilir.Sonuçta çıkmaza giren üniversitedir.
İşe Başlamak:
Bütün çıkmazlara rağmen, iyi niyet olursa toplantılar bir sonuç verir.
Yapılacak ilk iş amacın kesin ve açık olmasını sağlamaktır.
Sonra yapılacak işin zamanını belirtmek lazım.Asla bir grup eğitimciye ?Mümkün olduğu kadar erken yada ne zaman vakit bulursanız? demeyin.İşe olan ilgiyi sürdürebilmeniz için zamanı biraz kısın.
Belirlenen bir konu üzerinde çalışacak komiteye ihtiyacı olan morali ve duygusal desteği verin.
Komitenin üye sayısı onu geçmemeli.Çok kişiden oluşan bir gruptan çok sayıda projeyi gerçekleştirmesini isteyeceğinize, küçük grupların her birinden az sayıda projeyi sonuçlandırmayı istemek daha sağlıklı olur.
İşin Sürdürülmesi:
Çok özgür bir düşünce yapısına ve kişiliğe sahip üyelerden meydana gelmiş bir grupla başa çıkmanın iki seçeneği vardır
-Onlara topluca karar verme yöntemlerini öğretmek
-Güçlü bir toplantı başkanı seçmek.Başkan, toplantının çerçevesini belirliyerek, grubun
yeteneklerinin kullanılmasını teşvik ederek etkili bir lider olmasını öğrenmelidir, bunu başarmanın birkaç yolu vardır.
-Amacı, yada istenen sonucu göz önünde bulundurmak.
-Tartışmayı ve konunun dağılmasını önlemek.
-Üniversitenin eski kurallarından uzak kalmak.Bazıları bunları manevra yapmak için kullanabilir.
-Başkalarını yargılama eğilimine engel olmak.
-Toplantı yerini ve ortamını iyi seçmek.
Hiçbir kuruluş, üniversiteler kadar çok sayıda yeteneği bünyesinde toplayamaz.İşin sırrı, bu yetenekleri iyi değerlendirip kanalize edebilmektir, sonuç mükemmel olur.
Bölüm10: SAğLIK KURULUŞLARINDA TOPLATI
Sağlık kuruluşlarındaki başarısız toplantılar da diğer bütün işletmelerde görülen olumsuz belirtileri gösterir.Uzun, sıkıcı, üyeler birbirinden kopuk, v.s. Hasta bakımdaki başarıyıda etkiler.
Hastaneler Saldırı Hedefi
Çoğumuz bir gün öleceğimizi düşünmeyiz.Böyle bir durum söz konusu olduğu zaman hemen hastanelere koşorız.Kişiler yakınlarını kaybettiklerinde hınçlarını hastanelerden almaya çalışırlar.
Diğer taraftan hastanelerde bakım masrafları, sigorta ücretleri gün geçtikçe yükselir.Her ne kadar hastanelerin giderleri düşürülmeye çalışılsada bu yapılamaz.Bundan dolayı hastaneler sürekli suçlama hedefidirler.
Dolayısıyla hastane toplantıları genellikle baskılar altında yapılır.Toplantılarda karar
almak, yöntem seçmek oldukça zorlaşır.
İki Güç Merkezi:
Hastanelerde yönetici grup ile hastane personeli iki güç grubunun oluşmasına sebep olur.Bu işleri biraz daha karmaşık hale getirmektedir.Personel ve yöneticiler zaman zaman aynı konuda farklı kararlar albilirler.
Hastaneler büyüdükçe daha az sayıda doktorun yönetim kararları verebilecek eğitim ve eğilime sahip olduğu anlaşıldı.
Diğer bir sorun da yoğun bir çalışma programının olmasıdır.
Bu durumda bu kadar pragramın uyumunu sağlamak oldukça güçtür ve toplantısıda güçtür.
Bölüm Yöneticileriyle Toplantı:
Teknoloji uzmanlığa yenilikler ekledikçe bu toplanmalar dahada önem taşır.Bu toplantılar, bütün gruba bilgi vermek ve saptanmış konuları ortaya çıkarmak için yapılır.
Fakat yeterince başarılı geçmez çünkü çok geniş çevrelidir.
Bu yanlışı önlemek için sayıyı aza indirmek gerekiyor.Dolayısıyla uygun üye seçmek
çok önemlidir.Etkili iletişim kurabilecek, kendi mesleki ön yargılarını aşabilecek, toplantıya katılmayan bölümlerin ihtiyaçlarını da kollayabilecek kişiler kişiler seçmeli.
Bazı Geliştirme Amaçları:
-Toplantının gerçekten gerekli olup olmadığını tespit etmek.
-Toplantının mahiyeti ve istenilen belgeler önceden bildirilmeli.
-Sadece önemli kişiler çağrılmalı.
-Aynı toplantıda hem yönetici hemde doktor olmalı.
-Değişik vardiyalardakiler de aynı toplantıya çağrılalabilir.
-Oturma şekli cepheleşmeye meydan vermemelidir.
-Herkese eşit hak tanınmalıdır.
-Başlamadan önce hal hatır sorma için bir kaç dakika ayrılabilir.
-Birbirlerine yakınlık gösterilmeli.
İyi niyet çok önemlidir.İşleri bitirebilecek boyutta toplantılar, birbirlerini destekleyecek, gelişmeye açık kişiler, hedefe ulaşmada büyük katkı sağlayabilirler.
Bölüm11: SOSYAL ÇEVREDE TOPLANTI
İnsanlar sadece ekmek parası için yaşamazlar.
Pek az kişinin normalde yapacak bir şeyi yoktur yada bir takım şeyler yapacak zevki yoktur.Geri kalanlar enerjilerini mutlaka bir yere sarfederler.Hayır kuruluşları, kulüpler,v.s.
Sosyal Amaçlı Toplantıların Ortak Noktaları:
Katılanlar gönüllü oldukları için etken olan güç içlerindeki istektir.İstekleri yoksa, tehditle bir iş yapamassınız.Diğer bir özellik de katılanların farklı amaçlarının olabilmesidir.Bazen ortakmış gibi görülen slogan ve amaçlar bazılarını rencide edebilir ve tatsızlık çıkabilir.
Şunu da unutmamak lazım çoğu gönüllü kuruluş yararlı bir şey yapmak için harekete
geçer ama ne yazıkki boşu boşuna çaba sarfederler.
Boşa Harcanan Zaman Nasıl Azaltılır:
Görevler hedefe ulaşmak için verilmelidir.Sorun ta baştan tesbit edilmelidir ve düşünceler onun üzerine yoğunlaştırılmalıdır.Kişilerin ihtiyaçlarına değil de programa cevap veren toplantılar olmalıdır.Verim alınabilecek günde toplanılmalıdır.
Okunma Sayısı: 0 / Yorum Sayısı: 0
Bu yazıya daha önce yorum yapılmamış ?